Betrouwbare koppeling met AFAS Profit door logging en foutafhandeling
Hoe weet je zeker dat je koppeling de correcte data doorzet? Wat kun je doen voor meer inzicht en een betrouwbare koppeling? Lees de blog voor tips.
Heb jij verschillende IT-systemen in gebruik? En heb je die gekoppeld zodat alle data in één systeem zit? Hoe weet je dan zeker dat je een betrouwbare software koppeling hebt die de juiste data doorvoert? Lees onze tips voor meer inzage in je koppeling.
De experts van XCESS geven je tips voor een betrouwbare koppeling
Waarom meerdere IT-systemen gekoppeld?
Vaak zijn er binnen één organisatie verschillende IT-systemen in gebruik omdat een HRM-afdeling nou eenmaal andere functionaliteiten nodig heeft dan een financiële afdeling. Of een multinational heeft voor salarisverwerking ook lokale payroll gegevens nodig. Deze gegevens wil je het liefst in één systeem verwerken, zodat je niet handmatig gegevens hoeft over te nemen en alle correcte en actuele data beschikbaar hebt. Dus heb je een koppeling nodig.
Software koppeling is een abstract proces
Het uitwisselen van informatie door een koppeling is een abstract proces. De koppeling draait op de achtergrond en vaak ’s nachts. Dus de uitgewisselde informatie is niet direct inzichtelijk. Daarom wil je inzicht in welke gegevens er zijn uitgewisseld. En of dit proces succesvol is uitgevoerd. Hoe pak je dat aan?
Beheer en inzicht
Een koppeling is meer dan het maken en technisch configureren ervan. Het beheer en inzicht in de gegevensuitwisseling is ook een aspect van wat een koppeling robuust en betrouwbaar maakt. Twee zaken die hierbij essentieel zijn voor inzage in de datakwaliteit van je koppeling zijn:
- Goede foutafhandeling bij conflicten en foutsituaties
- Heb je Logging informatie beschikbaar
HRM software koppelingen zoals Oracle PeopleSoft of Workday en AFAS Profit Payroll
Een voorbeeld: “Oracle PeopleSoft of Workday” wordt bij multinationals vaak ingezet als een overkoepelend HRM-systeem voor alle landen. En per land heeft men dan een payroll-systeem voor de salarisverwerking zoals “AFAS Profit Payroll”. In het payroll-systeem staan dan de eigen regels van dat land voor de salarisverwerking (wetgeving, cao etc.).
Gevoelige informatie in HRM-koppeling
Voor de salarisverwerking is een koppeling tussen beide systemen noodzakelijk. HRM-koppelingen zijn vaak ingewikkeld, uitgebreid en bevatten gevoelige informatie. Je wilt niet dat 5000 medewerkers het verkeerde salaris krijgen uitbetaald, dat zou grote problemen geven.
Signalering fouten en herstel, ook voor de volgende keer
Zie ik de fouten en hoe herstel ik ze zodat ze nu en ook de volgende keer wel gesynchroniseerd worden. Een ander simpel voorbeeld: Denk aan het HRM-pakket “Workday” gekoppeld met Profit HRM. De plaatsnamen worden verschillend genoteerd: “ In het ene systeem is Den Bosch geschreven als ‘s-Hertogenbosch en in het andere systeem als Den Bosch.” Hierdoor ontstaat er een fout en worden de gegevens niet gesynchroniseerd.
Wat moet je doen: “Inzage in je koppeling”
Er moet een goede foutafhandeling zijn bij conflicten en foutsituaties. En de logging informatie moet eenvoudig beschikbaar zijn. Wat houdt dat in:
1. Goede foutafhandeling bij conflicten en foutsituaties
Dit kan door middel van een dagelijkse mail met wat je aan moet passen en hoe, om dit nu en de volgende keer wél door te voeren.
Bijvoorbeeld met kleurencodes die aangeven wat er gedaan moet worden:
- Code geel: informatief
- Code oranje: de gebruiker moet actie ondernemen
- Code rood: de wijziging is fout dus niet doorgevoerd
2. Logging informatie beschikbaar
- Wat is er gebeurd (welke wijzigingen zijn doorgevoerd)
- Is de data correct
- Is de data goed doorgevoerd
Een goede betrouwbare koppeling is van meerdere punten afhankelijk en dus ook afhankelijk van inzage van de mutaties in je gegevens.
Zie ook het blog van René Nijsse over de Voorwaarden voor een krachtige koppeling met AFAS Profit
Correcte en actuele date in één systeem
Kortom zorg voor goede foutafhandeling bij conflicten en foutsituaties. En voor logging informatie, dan weet jij zeker dat je correcte en actuele data beschikbaar hebt in één systeem.
Wil jij weten hoe wij betrouwbare koppelingen tot stand brengen? Of wil jij AFAS Profit en andere systemen koppelen? Vul dan onderstaand formulier in, dan nemen wij snel contact met je op. Voor direct contact mag je natuurlijk ook bellen!
