Wat zijn de voorwaarden voor een krachtige stabiele koppeling met Profit? Tips in mijn blog.
Heb je verschillende bedrijfssystemen naast elkaar draaien dan kan het handig zijn om te koppelen. Maar waarom zou je losse systemen koppelen? Is het niet handiger om een alles omvattend systeem te gebruiken zoals een ERP? Of de gegevens met de hand over te tikken?
Geen kansen missen betekent dat je razendsnel moet kunnen inspelen op je markt. En daarvoor heb je branche specifieke software nodig. Vaak is dat een basis ERP systeem met branche specifieke onderdelen. En dan is een koppeling met je andere systemen onmisbaar. Omdat je anders het integrale beeld mist.
De experts van XCESS geven je tips voor een krachtige en betrouwbare koppeling.
Waarom een koppeling tussen Profit en andere software systemen?
Daar is een aantal redenen voor zoals:
- Altijd actuele en volledige gegevens omdat er geen systeem meer achterloopt
- Tijdbesparing want je hoeft niets meer dubbel in te voeren
- Gegevens slechts in één systeem invoeren
- Minder kans op fouten bij het handmatig overnemen
- Minder werk
Waar moet een software koppeling aan voldoen?
We onderscheiden een aantal aandachtsgebieden, bijvoorbeeld functionele, technische en/of kwaliteitsaspecten. Belangrijk voor de kwaliteit van de output van je koppeling. Zie ook ons eerdere blog integratie en koppelen van applicaties.
Houd rekening met functionele, technische en kwaliteitsaspecten
Functionele eisen voor een koppeling
1. Voorkom dat je de functionaliteit van het ene systeem nabouwt in het andere systeem: Probeer niet de complete orderberekening in twee systemen gelijk te maken als het tweede systeem uit de voeten kan met alleen de uitkomst van de berekening. Het scheelt bovendien de uitwisselen van alle onderliggende gegevens.
2. Stel vast welk systeem leidend is voor een bepaalde set gegevens. Leg daar de verantwoordelijkheid en het primaire beheer neer.
3. Bepaal kritisch de set van gegevens die over en weer nodig zijn. Meer gegevens lijkt in eerste instantie handig maar wreekt zich in na verloop van tijd in het actueel houden en de onderhoudbaarheid.
Technische en beheersmatige eisen voor een koppeling
Waaraan moet een solide koppeling voldoen?
1. Gebruik standaarden. Probeer niet zelf het wiel uit te vinden.
2. Bij meerdere systemen is het handig om een koppelplatform te gebruiken. Alles wat je koppelt gaat via dit platform.
Voordelen van een koppelplatform zijn:
- Flexibel want door het ‘ontkoppelen’ van de directe verbinding wordt de technische afhankelijkheid tussen de systemen verminderd
- Maakt transformatie van gegevenstypen over en weer eenvoudiger
- Configureerbaar
- Parametiseerbaar: meer inrichten dan programmeren
- Schaalbaarheid: dreigt door uitbreiding of vergroting van de gegevensstromen de performance te verminderen, dan is vergroting van de capaciteit van alleen het koppelplatform vaak eenvoudiger dan voor alle betrokken applicaties
3. Onderhoudbaar
- Is het inzichtelijk wat er gebeurt
- Is alles gedocumenteerd, bijvoorbeeld in een datadictionary waarin de verschillende gegevens eenduidig beschreven staan
- Is de koppeling voorspelbaar: gaan gegevens naar links of naar rechts
4. Logging en foutafhandeling: kan ik goed monitoren wat er gebeurt
Datakwaliteit en goed koppeltraject
Datakwaliteit
Niets is zo frustrerend als een technische goede koppeling die inhoudelijk toch niet het gewenste resultaat geeft. Vaak is dat te wijten aan de datakwaliteit en dat is terug te voeren naar het begin van het koppel traject. Er is onvoldoende onderzocht wat de juistheid en volledigheid van de bestaande gegevens zijn. Dit met de gestelde gegevensdefinities in de verschillende systemen in het achterhoofd. Opschonen, aanvullen of actualiseren is dan het aandachtspunt vóór het operationeel maken van de koppeling.
Houd rekening met persoonsgerelateerde gegevens
Privacy en veiligheid
Speciaal aandachtsgebied betreft de persoons gerelateerde gegevens. En dat is al gauw het geval. Extra voorzorgsmaatregelen en voorzieningen waren altijd al noodzakelijk maar met de nieuwe Europese verordening staat dit nog meer op ieders netvlies.
Denk aan:
- Privacygevoeligheid
- Veiligheid
- Versleuteling
- Wettelijke bepaling: mag ik gegevens wel opslaan
- Toegankelijkheid: wie mag het allemaal zien
Dit zijn een aantal aspecten die je koppeling wel of niet tot een succes maken. In volgende blogs gaan wij dieper hierop in. Heb je voor die tijd vragen of kun je wel wat hulp gebruiken. Neem dan contact met ons op
Wil jij AFAS Profit of andere systemen met elkaar koppelen?
Vul dan onderstaand formulier in, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op!
Meer lezen over Plug-ins en koppelingen met AFAS Profit.
