Met de inzet van XSite heeft NJi een efficiënt werkproces gekregen. Dit komt door een gebruiksvriendelijke webapplicatie voor project budgettering, begroting en prognose geïntegreerd met AFAS Profit. De applicatie is toegankelijk via InSite met dezelfde look & feel, één keer inloggen en één scherm voor alle gegevens.
In gesprek met:
Wil den Hartogh, controller en hoofd afdeling planning, control en financiën
Francis Mastwijk, controller voor projecten, planning en applicatiebeheer van AFAS
Het NJi werkte met meerdere applicaties. Naast AFAS Profit was er ook Bogetta, een maatwerkapplicatie voor projecten budgettering, prognose en planning. “Bogetta werd niet meer ondersteund. En we wilden één integraal pakket voor onze bedrijfsvoering. Daarom moest er een webapplicatie komen voor project budgettering, prognose en planning, naadloos geïntegreerd met AFAS Profit” aldus Wil den Hartogh, controller en hoofd afdeling planning, control en financiën.
“Wij hebben XSite ingezet als vervanging van Bogetta en realtime geïntegreerd met AFAS Profit. Omdat alle data al in Profit projecten staat, is gegevens dubbel invoeren verleden tijd. Onze projectleiders hebben makkelijk bruikbare weergaven van hun projecten op jaarbasis nodig. Daarom hebben we samen met jullie een applicatie ontwikkeld voor projecten budgettering, begroting en prognose. Onze projectleiders hebben nu in één scherm overzicht en inzicht in de budgetten en uren van hun eigen projecten. Bovendien kunnen ze zelf gegevens aanpassen die dan ook weer teruggeschreven worden naar AFAS.”
Francis, controller bij het NJi voor projecten, planning en applicatiebeheer van AFAS: “Ook zijn er meerdere voorcalculaties in projecten mogelijk. We werken met een begroting en daarna met een actuele prognose die twee keer per jaar wordt vastgezet. Dat betekent vier voorcalculaties per project. Voor de gebruiker makkelijk om het zo zichtbaar te hebben.”
XSite heeft de Look & Feel van onze AFAS InSite. Daarnaast is het een bijzonder gebruikersvriendelijke applicatie en het werkt snel en makkelijk. “Onze gebruikers ervaren XSite en AFAS dan ook als één applicatie en dat is zo belangrijk. Door de look en feel ziet het eruit alsof ze in één systeem werken. We presenteren alle gegevens op één scherm en dat werkt eenvoudig en snel. Twee keer inloggen is niet meer nodig net zoals gegevens opzoeken in verschillende schermen en dat scheelt veel tijd. Onze collega’s zijn hier erg blij mee.”
“Tegelijk hoeven wij zelf ook niets meer dubbel in te voeren. En we hebben veel meer inzicht doordat we alle gegevens bij elkaar hebben. Daardoor kunnen we ook meer andersoortige overzichten maken.”
Met een gebruikersonderzoek zijn eerst de eigen wensen en behoeftes geïnventariseerd. Vervolgens is XCESS ingeschakeld op advies van een AFAS-adviseur. “Jullie hebben een gedegen analyse gemaakt en daarna samen met ons een ontwerp. Tot op schermniveau wisten wij hoe het eruit zou komen te zien. Dat was heel prettig. Ook het continu testen droeg zeker bij aan het goede resultaat.“
NJi werkt alweer een tijdje met XSite. De projectleiders vullen zelf prognoses en maken die ook definitief. Realtime integratie zorgt voor accuraat en snel overzicht, inzicht en controle op de projecten. Ook wordt er enorm veel tijd bespaard doordat er geen gegevens meer handmatig overgenomen hoeven te worden.
“Onze projectleiders. houden wekelijks de ingeplande uren en beschikbare uren in de gaten. Dit is veel gebruiksvriendelijker. Switchen tussen verschillende schermen is niet meer nodig omdat ze alles overzichtelijk één scherm zien. Dat is voor onze projectleiders echt een enorme winst. Dat werkt heel makkelijk. De gebruikers zijn voor ons het allerbelangrijkste. Laatst was er een nieuwe externe projectleider en die vond het allemaal heel goed geregeld. Goed inzicht, gebruiksvriendelijk, snel werken. Dat is echt leuk om te horen.”
“Tijdwinst en aantallen zijn lastig te bepalen. Maar nu gaat een stuk makkelijker voor iedereen. Maar wat je ook ziet is dat als je meer informatie geeft, er ook weer meer vragen terugkomen. Activiteiten worden meer inzichtelijk. Dus je bespaart tijd die je dan weer aan ander werk kunt besteden.
Wil had net nog een capaciteitsoverleg. En de vakgroepleiders wilden gelijk meer weten over onder- en overbesteding op projecten. “Nu kon ik direct toezeggen dat wij een overzicht geven. Vroeger met Bogetta zou dat niet zo makkelijk zijn gegaan.”
Het contact met XCESS is erg laagdrempelig. Er wordt goed meegedacht en de consultant heeft veel AFAS- en proceskennis. Dat is heel goed bevallen. “Ook toen er even iets niet goed ging was dat goed bespreekbaar. We werden goed gehoord en dit werd ook verder opgepakt”, aldus Francis.
XCESS zouden wij zeker aanbevelen. ”Ik weet niet of we het al gezegd hebben maar bij jullie ziet het er al gelijk écht mooi uit. We kregen niet eerst allerlei moeilijke overzichten waar we doorheen moesten ploegen maar gelijk een aantal schermvoorbeelden. Wij konden bepalen wat waar moest. Dat was heel prettig samenwerken.”
