Uitdaging:

Van 8 aparte systemen naar 1 efficiënt systeem

Aanmelding, planning, communicatie, logistiek en alles wat bij werving en organisatie van een sportevent hoorde, werd in 8 aparte systemen gedaan en via aparte excellijsten tot 1 planning gebracht. Dit leverde veel problemen op, het was onoverzichtelijk, tijdrovend en foutgevoelig. De uitdaging was om al deze processen te integreren tot één gebruiksvriendelijk  systeem voor werving, inschrijving, planning en communicatie. 

Aanpak:

Zorg dat je systeem in je strategie past

Werving van de vrijwilliger is van groot belang dus het proces voor inschrijving moet eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn. Voor EventMakers is het uitzonderlijk belangrijk dat de juiste man op de juiste plaats staat in een strakke planning. Bovendien moet de communicatie met de vrijwilliger over roosters, tijden, plaatsen en werkzaamheden automatisch uit het systeem rollen. Met deze uitgangspunten hebben we een nieuw ultramodern platform gerealiseerd.

Proces opdelen in slimme stappen

We starten met het opnieuw uitvinden en in slimme stappen opdelen van het proces van aanmelding tot planning en communicatie. Het inschrijven voor de vrijwilliger is een gebruiksvriendelijk proces geworden. Doordat de vrijwilliger een uitgebreid profiel invult, weet EventMakers heel goed waar de interesses en talenten van de vrijwilliger liggen. Hiermee kan EventMakers een goed en strakke planning maken. En vervolgens geautomatiseerd communiceren naar de vrijwilliger.

Razendsnelle ontwikkeling nieuw systeem

De ontwikkeling van het nieuwe systeem is razendsnel opgeleverd. In fases van 7-8 weken zijn nieuwe functionaliteiten doorgevoerd. Hierbij zijn ervaringen uit eerdere fases verbeterd doorgevoerd in een nieuwe fase. Op deze manier is een platform ontstaan dat precies doet wat het moet doen en sluit het perfect aan op de wensen van EventMakers.

Resultaat:

Toegenomen efficiëncy en slim vrijwilligers platform

Het resultaat van het nieuwe platform is op meerdere vlakken terug te zien.

Online platform voor vrijwilligers en eventmanagement

Het vrijwilligers- en eventmanagement is makkelijker geworden. Voorheen werd de organisatie van events en vrijwilligers via allerlei losse excelsheets georganiseerd en dat hoeft gelukkig niet meer. Alles is nu samengevoegd in één online platform.

Minder administratie, meer tijd voor event en vrijwilligersmanagement

Door het nieuwe systeem kost het administratieve deel van het proces veel minder tijd. Zodat EventMakers meer tijd overhoudt voor het managen en begeleiden van vrijwilligers en events.

In één oogopslag overzicht en inzicht planning en beschikbaarheid

Doordat alles is samengevoegd, is er veel meer overzicht en inzicht. EventMakers ziet heel snel waar nog gaten zijn in de planning en wie er nog beschikbaar is.

Snel en gebruiksvriendelijk inschrijven en aanmelden

Inschrijven en aanmelden is nu sneller en gebruiksvriendelijker. Eerst schrijft een vrijwilliger zich in en vult zijn profiel. Bij de tweede keer inschrijven zijn alle gegevens al bekend en gaat het aanmelden voor een event vele malen sneller.

Competentiemanagementtool voor optimale inzet vrijwilligers

Doordat de vrijwilligers hun profiel met interesses invullen, weet EventMakers precies waar ze de vrijwilliger het beste kunnen inplannen. Een handige compententiemanagement-tool waarmee EventMakers een strakke planning met optimale inzet van vrijwilligers en tijden maakt. Met als resultaat tevreden opdrachtgevers en blije vrijwilligers op. 

 

Geautomatiseerde communicatie met vrijwilligers via systeem

Communicatie met de vrijwilligers verloopt via het systeem. Per evenement ontvangt de vrijwilliger een mail over rooster, taken en wijzigingen. Dit bespaart heel veel handmatig werk en tijd.

 

Ook op zoek naar een passende Business applicatie voor jouw organisatie?

Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier. Bellen mag natuurlijk ook via +31-33-433 51 51.