Heb jij dat ook? Dat je als IT manager voor iedere mutatie een mailtje krijgt van je HR afdeling. En dit vervolgens zelf handmatig over moet kloppen? Of dat Active Directory niet actueel is omdat je niet alle mutaties ontvangt. Je loopt daardoor achter de feiten aan.
Of dat je als HR manager de privé-gegevens van je medewerkers uitsluitend en alleen in je HR systeem wilt bewaren. En deze vooral niet met Active Directory wilt synchroniseren.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een medewerker heeft haar gegevens gewijzigd maar je weet dit niet omdat het niet is doorgegeven. Het komt voor dat iemand een email adres wijzigt maar dat dit niet wordt doorgevoerd in het HRM systeem, de Active Directory en/of het intranet.
Active Directory als centrale spil
De Active Directory is voor de ICT afdeling dé database waar veel wordt opgeslagen zoals:
- Medewerkers
- Managers
- Computers
- Servers
- Rechten
Daarnaast wordt de Active Directory gebruikt voor het overzicht binnen een domein. Ook andere software pakketten gebruiken de Active Directory als bron. Denk hierbij aan programma’s zoals:
- VOIP telefonie
- Sharepoint
- LYNC
- Outlook
Koppel je software systemen met Active Directory
Als de Active Directory voor veel technische systemen een centrale database is, met inlogcodes en rechten voor de medewerkers, dan is het natuurlijk vanzelfsprekend dat de IT afdeling op de hoogte wordt gehouden van de mutaties.
Bij een indiensttreding wordt in het HR systeem een medewerker aangemaakt. De IT afdeling krijgt een mutatie met de opdracht een gebruiker aan te maken voor het netwerk.
Vervolgens zorgt een koppeling voor de uitwisseling van mutaties. Functionele bedrijfsgegevens zoals zakelijk nummer, mobiel nummer, zakelijk e-mailadres zijn noodzakelijk. Maar privacy-gevoelige gegevens zoals een geheim nummer, naam echtgenoot of een woonadres mogen niet gesynchroniseerd worden.
En vice versa. Als de IT afdeling telefoonnummers of anders uitgeeft worden die gegevens in de HRM software geplaatst.
Hoe bepaal je zelf wat je wel en niet synchroniseert
Daar bestaat de standaard koppeling ADconnect voor. ADconnect haalt de specifieke data op uit AFAS HRM en zet deze gegevens vervolgens door aan andere Software pakketten. Daarmee kun je zelf bepalen welke gegevens je synchroniseert met Active Directory.
Met deze automatische koppeling is Active Directory altijd actueel. Je hoeft niets meer handmatig over te kloppen. Dat bespaart je veel tijd, werk en moeite.
Zo kan het dus makkelijker, sneller en zonder privacy-gevoelige gegevens!
Meer weten
Meer informatie over de flexibele koppeling met Active Directory? Of andere vragen of opmerkingen? Laat het mij weten, ik help graag. Ik ben bereikbaar via mail.
Of kijk op onze ADconnect pagina voor meer informatie over de flexibele koppeling met Active Directory.
Update: Deze blog publiceerden wij voor het eerst in maart 2015 omdat wij veel vragen kregen over privacy en zelf bepalen wat wel en niet in AD. Inmiddels kun je de koppeling ook uitbreiden met TOPdesk en PowerShell. Lees meer op de pagina ADconnect.
