Je loopt steeds vaker tegen beperkingen van je Microsoft Access applicatie aan. Uitbreidingen kunnen niet gedaan worden, de kennis van je ontwikkelaar is niet meer beschikbaar of je gebruikers willen online inloggen. Of wat te doen aan het feit dat je gegevens makkelijk mee te nemen zijn op een USB-stick. Allemaal zaken die niet bevordelijk zijn voor je onderneming en je bedrijfsprocessen.

Wat kun je doen om dit soort problemen op te lossen.

Wat zijn je opties als je Microsoft Access applicatie aan zijn end-of-life is

1. Je Microsoft Access applicatie: waar loop je tegenaan 

Als de applicatie goed is opgezet en de kennis is nog steeds aanwezig, dan zijn functionele aanpassingen of uitbreidingen meestal wel aan te brengen. Maar vaak is de applicatie in de loop van de tijd een lappendeken van functies geworden en zie je door de bomen het bos niet meer.

Zie jij door alle functies in je Microsoft Access applicatie de bomen in het bos nog?

Of als je merkt dat een aanpassing op de ene plek onverwachte en ongewenste gevolgen heeft op een andere plek, dan weet je dat je een probleem hebt.

Aanpassingen geeft onverwachte en ongewenste gevolgen 

Van een geheel andere orde is het als de business vraagt om online/app toegang tot de functies of gegevens van de applicatie. Niet onmogelijk, maar het vraagt compleet andere technieken. En die moet je dan in huis halen.

Online toegang of een App 

2. Technische mankementen 

Door het jarenlange gebruik en de gegroeide gegevensverzameling, laat de performance steeds vaker te wensen over. Dit tot frustratie van de gebruikers. Nog vervelender wordt het als de onderliggende database kapot gaat en er gegevens verloren gaan. Dat kan heel subtiel gebeuren waardoor  het een tijdje duurt voordat je erachter komt. En dan is het niet meer wenselijk een back-up terug te zetten.

Performance is slecht, database gaat kapot, gegevens gaan verloren

SQL Server is de oplossing

Microsoft biedt gelukkig ook SQL Server aan. Het migreren van de database van Access naar SQL Server kan weliswaar een specialistische klus zijn, maar het biedt wel een stevig fundament voor je applicatie en voor toekomstige mogelijkheden.

3. Beheer en ondersteuning voor je Microsoft Access applicatie

Microsoft ondersteunt Access nog steeds en brengt regelmatig  nieuwe versies uit. Dat is mooi, maar het betekent ook dat je je applicaties regelmatig moet upgraden naar de nieuwe Access versie om compatibel te blijven met nieuwe versies van bijvoorbeeld Windows.

Is dit in het verleden niet gebeurd, dan kan dit diverse problemen opleveren. Het kan zelfs betekenen dat je applicatie na een upgrade simpelweg niet meer werkt. Ook kun je ertegen aan lopen dat destijds gebruikte technieken niet meer ondersteund worden door de recente versie van Access.

Microsoft Access vervangen of niet?

In deze gevallen kun je natuurlijk besluiten níet over te stappen op de recente versie van Access. Benut de tijd die je hiermee wint dan om een structurele oplossing te vinden. Bijvoorbeeld het vervangen (van delen) van de applicatie door een moderne webapplicatie.

4. Veiligheidsbeleid

In een eerder blog stelde ik boud dat Access een veiligheidsrisico is. Onder meer door de eenvoudige manier waarop de database gekopieerd (en dus meegenomen) kan worden. Onwenselijk, zowel uit oogpunt van bedrijfsvoering, maar wellicht ook in het kader van privacy. Hier geldt dat het onderbrengen van de database (gegevens) in SQL Server een mogelijke oplossing is.

5. Organisatorisch beleid

Een ander risico dat ik eerder schetste is het al dan niet plotselinge gebrek aan kennis en kunde. Je programmeur kan de staatsloterij winnen en vanaf dat moment meer met piña colada’s bezig zijn dan met Access problemen. En zo kunnen er meer oorzaken zijn waardoor de kennis over de applicatie en hoe deze is opgezet (plotseling) niet meer beschikbaar is.

Een externe partij voor ondersteuning

Ondersteuning door een ervaren Microsoft Access partij kan uitkomst bieden. Zij brengen de technische staat van de applicatie in kaart en vormen zich een beeld van de gebruikte business logica. Vervolgens wordt, eventueel samen met jouw ontwikkelaar, een plan gemaakt voor renovatie en/of doorontwikkeling.

Kortom voorkomen is beter dan genezen

Kortom, je Access applicatie kan je na verloop van tijd om diverse redenen hoofdbrekens geven. Dat is helemaal niet erg, als je maar weet hoe je daarop kunt reageren, of beter: kunt anticiperen. Want voorkomen is nog altijd beter dan genezen.

Heb je vragen over mijn blog?

Hik je al lang aan tegen het feit dat je je Microsoft Acces database zou moeten vervangen voor een database op SQL Server? Of moet je je Access applicatie migreren naar een moderne webapplicatie zodat die beter onderhoudbaar, schaalbaar en veilig is?  Of wil je precies weten wat de technische staat is van je Microsoft Access applicatie?

Heb je hulp nodig bij je Microsoft Access applicatie?

Neem dan contact op via onderstaand formulier. Rob helpt je graag!