Bekijk de AFAS projecten voor onze klanten

SAXO Bank koppelt Workday met AFAS Payroll

1291

Aanleiding:

BinckBank N.V. is in 2019 officieel overgenomen door Saxo Bank. Waar de afdeling HR eerst met de HRM-Software van AFAS werkte, is dat nu door de overname, het internationale HRM-pakket Workday. Voor de salarisverwerking blijft men echter wel AFAS Payroll gebruiken. Twee systemen naast elkaar is vaak inefficiënt, arbeidsintensief en foutgevoelig. Om dit te voorkomen is daarom gekozen voor WDconnect – dé Workday koppeling met AFAS Payroll van XCESS. Hoe verliep dit project, waar moet je op letten en wat is het resultaat? De ervaringen en tips en tricks van Caroline Lankveld, interne HRM en Payroll consultant in deze klantcase.

In gesprek met:

Caroline Lankveld, interim Payroll - HRM Consultant en al meer dan 20 jaar werkzaam binnen het HRM- en Payroll vak. Op dit moment werkt ze voor Saxo Bank (voorheen BinckBank N.V.) en is o.a. verantwoordelijk voor de implementatie van AFAS Payroll gekoppeld met Workday. Bij Saxo Bank Nederland werken rond de 400 medewerkers.

Uitdagingen bij het gebruik van twee losse systemen

Waar liep BinckBank tegenaan voordat XCESS in beeld kwam?

”Voormalig BinckBank N.V. komt uit de situatie dat HRM en Payroll in één systeem zat omdat er gewerkt werd met de HRM/Payroll-software van AFAS. AFAS InSite was de centrale plek voor medewerkers voor Employee Self Service (ESS) en Management Self Service (MSS). De medewerkers konden via InSite inloggen en zo bijvoorbeeld verlof aanvragen. AFAS was daardoor het bronsysteem voor alle HR-data.

Saxo Bank Group gebruikt voor HR-management het internationale HR-systeem Workday. Door de overname heeft voormalig BinckBank voor HR-management ook Workday ingezet. Voor Payrolling waren meerdere opties: Outsourcen of toch ‘in huis houden’. Caroline heeft nog onderzoek gedaan naar een Global Payroll Systeem maar dat was voor nu geen optie gezien de tijdslijn en de deadline voor de go-live.

Daarom werd tijdelijk de brondata in twee systemen bij gehouden. Workday voor HR-management en AFAS Payroll voor payrolling.

“Standaard WDconnect met alle basis HR en Payroll componenten kan in korte tijd geïmplementeerd worden”

HR-data dubbel invoeren een foutgevoelig proces

“Tijdens de migratieperiode van beide organisaties werden twee systemen naast elkaar gebruikt. Dat betekende onder meer dat alle data dubbel ingevoerd moest worden. Workday is nu het internationale basissysteem voor alle HR-processen. Het gaat dan om medewerkergegevens inclusief compensation en benefits componenten. Daarnaast is Workday ook voor medewerkers het ESS en MSS. Alle HR-processen zijn daar terug te vinden, waaronder ook de loonstrook uit AFAS. AFAS wordt uitsluitend ingezet voor Payroll processen.

Dubbel en handmatig invoeren is een bijzonder inefficiënt proces en bovendien ook foutgevoelig. Er is daarom gekozen om Workday en AFAS te koppelen met behulp van WDconnect, de standaard koppeling Workday-AFAS van XCESS. Waar AFAS voorheen het bronsysteem voor HR-gegevens was, is dat nu Workday.

Workday en AFAS koppelen

Caroline vertelt: “Ik zie het als mijn voornaamste taak om alles wat met HR en payrolladministratie en werkprocessen te maken heeft, zo beheersbaar, efficiënt en effectief mogelijk in te richten. Dat is wat ik doe en wat ik ook het leukste vind om te doen.” De beste oplossing is om Workday en AFAS te koppelen, dat weten we al. Maar waar vind ik die koppeling tussen Workday en AFAS? Ik heb eerst via Google en bij AFAS op de website gezocht. AFAS biedt dit zelf niet aan maar heeft daar haar partners voor.

XCESS is de partij voor koppelingen met AFAS. Jullie koppeling WDconnect is ook de enige koppeling tussen AFAS en Workday. Na contact met jullie, heb ik bij twee referenten navraag gedaan over hun ervaringen met de koppeling. En daar kreeg ik positieve feedback over WDconnect en XCESS”.

AFAS Payroll voor stabiliteit salarisbetaling

Een fusie brengt vaak onzekerheden met zich mee voor de medewerkers. Dan wil je dat je salarisbetaling stabiel is. Mede daarom hebben we ervoor gekozen om AFAS Payroll te houden en niet een nieuw pakket te implementeren. Uit eigen ervaring weten wij dat AFAS een prima pakket is. Bovendien staat al onze HR-data vanuit het verleden ook in AFAS.

Aanpak: Workday geïntegreerd met AFAS Payroll door de koppeling WDconnect

Kun je iets meer vertellen over de aanpak van het project? Dan met name de opzet en de samenwerking.

De standaard van WDconnect op relatief korte termijn implementeren

“Ons uitgangspunt is: Alle basis HR en Payroll-componenten moeten in de koppeling zitten. De standaard WDconnect koppeling met alle basis HR en Payroll-componenten kan in korte tijd geïmplementeerd worden. Dus we starten met de basis. Daarna nemen we eventueel nog aanvullingen op zoals overuren en nu ook verzuimmeldingen”.

Verloop project en projectteam

“We zijn gestart met een planning en kick-off. XCESS levert de velden aan die door WDconnect gevuld moeten worden vanuit Workday voor payrolling in AFAS. De Workday consultant heeft beschikbare velden uit Workday aangeleverd. Vervolgens zijn we deze gaan matchen. We hebben alles zorgvuldig getest in de testomgevingen om vervolgens een periode schaduw te draaien tussen de live omgeving in Workday en een testomgeving voor AFAS Payroll. Toen alle seinen op groen stonden zijn we op 1 april 2021 live gegaan”.

Synchronisatie en inrichting van de gegevens in AFAS en Workday

Caroline: ”We hebben een standaard AFAS-inrichting en een standaard Workday. Dus de koppeling zou dit ook zo oppakken. Toch werkt dit in de praktijk soms anders. Dat komt door onder andere de Global inrichting van Workday. Daarbij is ook de definitie van begrippen en velden erg belangrijk. In Denemarken kennen ze bijvoorbeeld geen voorvoegsels bij namen of er zijn in Workday meer velden voor de datum in dienst. Gegevens die toch op een juiste wijze in AFAS en op de loonstrook terecht moeten komen.

We hebben deze dataverschillen met de koppeling opgelost en op de juiste manier gekoppeld. De velden die we alleen in Nederland gebruiken, hebben we zoveel als mogelijk ook als verplicht veld in Workday gezet. Zo is ons proces zo goed als ‘dummy proof’ geworden”.

Een koppeling in twee richtingen

“De gegevens die WDconnect synchroniseert zijn de vaste mutaties zoals in-dienst, uit-dienst, contractwijziging, contractverlenging, salarisverhoging en functiewijziging. Daarnaast zijn ook vaste looncomponenten gekoppeld. Deze gegevens gaan vanuit Workday naar AFAS. Om te borgen dat medewerkers 1 plek hebben voor al hun HR-zaken, hebben we ook de AFAS-loonstrook via WDconnect gekoppeld aan Workday. Het logo van AFAS staat nog steeds op de loonstrook en de medewerker heeft alles overzichtelijk in 1 systeem, zijnde Workday’.

Speciale aandacht voor bijzondere mutaties

“Er zijn ook altijd wel bijzondere mutaties. Dat kan gaan om iemand die wel in HR/Workday staat maar niet op de loonlijst (bv. een externe consultant)of een last minute wijziging van een Indienst-datum. Deze uitzonderingen worden door WDconnect gesignaleerd en voorzien van een melding dat controle nodig is door een Payroll-medewerker. Het logbestand van WDconnect geeft voor de mutaties bij BinckBank een goed overzicht van alle verwerkte medewerker-mutaties.

Resultaat

Wat heeft het jullie opgeleverd? Hoe ziet het resultaat eruit?

“Onze grootste winst is écht dat dubbele invoer voor onze HR-medewerkers verleden tijd is. Het scheelt ons tijd doordat dit geautomatiseerd is. Foutgevoeligheid is geëlimineerd, we vergeten niets meer. Ook voor Payroll hebben we winst behaald want handmatig bankrekening en BSN-nummers invoeren is niet meer nodig. Dat gaat nu ook 1-op-1 via WDconnect. Een groot gemak voor de mensen binnen Saxo bank Nederland en ook internationaal.

"Ik kan wel zeggen: ”De koppeling WDconnect zorgt voor rust en minder dataentry.”

Zijn er nog wensen voor de toekomst op het gebied van automatisering en koppelen bij Workday en AFAS?

Verzuim in WDconnect voor monitoring en wetgeving WIA

“AFAS is gekoppeld met de Arbodienst om alle verzuimmeldingen juist door te geven. De verzuimregistratie wordt sinds 1 april 2021 ook in Workday verwerkt en niet meer in AFAS. SAXO heeft ervoor gekozen om die koppeling vanuit AFAS met de Arbodienst in stand te houden en het verzuim vanuit Workday met AFAS te koppelen.

Daarom gaat XCESS de verzuimdata aan de Payroll-koppeling toevoegen zodat die verzuim-data goed in AFAS komt. Ook na livegang biedt XCESS blijvend ondersteuning en kleine aanpassingen worden snel doorgevoerd. Heel fijn.” Aldus Caroline.

Heeft WDconnect voldaan aan de verwachtingen die Saxo bank had?

Logica van de koppeling

“WDconnect zorgt ervoor dat de gegevens voor payrolling in AFAS goed en foutloos aangeleverd worden. Ik leg de lat vrij hoog en ook ik leer nog steeds van dit soort trajecten. Soms lijkt het heel makkelijk maar is het toch niet mogelijk. Dat ligt niet aan de consultants maar aan de manier waarop het systeem werkt of aan de plaatselijke wetgeving of werkprocessen. In Denemarken hebben ze bijvoorbeeld geen bepaalde tijdscontracten waardoor een nieuw contract aanmaken via de koppeling met de standaard Workday velden best lastig bleek.

Dan moet je je manier van werken aanpassen en een oplossing zoeken. Zo heeft XCESS bijvoorbeeld velden als voorvoegsels of bepaalde tijdcontracten verlengen, opgelost in de koppeling zelf. De logica van de koppeling zorgt ervoor dat de koppeling precies doet wat die moet doen. WDconnect voldoet dus zeker aan onze verwachtingen.”

Hoe is de samenwerking met XCESS bevallen?

Prettige samenwerking met ervaren consultants

Caroline: ”De samenwerking met XCESS heb ik als goed en prettig ervaren. We hebben gewerkt met een senior projectleider en ervaren consultants. We hadden wekelijks contact en spoedissues werden gelijk opgepakt. Tijdens de livegang was er een goede ondersteuning en directe beschikbaarheid van de XCESS-consultants. Dat vond ik heel prettig.”

Benieuwd naar hoe de koppeling WDconnect - koppeling tussen AFAS Software Payroll en Workday jou ook vooruit kan helpen in jouw werk?

Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier. Bellen mag natuurlijk ook via +31-33-433 51 51, Joris Smit.