In gesprek met: 

Sharon Stapelbroek, Project Support - Planning | Bedrijfsvoering | Organisatie bij D&F Consulting.

Bij D&F Consulting werken 45 medewerkers waarvan rond de 35 consultants. Vaak lopen er meer dan 500 projecten tegelijk. Dat gaat om grote, kleine en projecten die meerdere jaren duren.

Uitdaging: Planning in Excel, uren boeken in AFAS Profit

Waar liep D&F consulting tegenaan voordat XCESS in beeld kwam?

“5 jaar geleden is D&F consulting overgestapt op AFAS. In AFAS werden de uren geboekt. De capaciteitsplanning voor de meer dan 500 projecten gebeurde in Excel. En dat controleerde ik elke week met de hand op geboekte uren en tarieven.  Overzicht ontbrak. “Ik was heel veel tijd kwijt aan werkzaamheden die ook automatisch goed konden gaan.” 
Ik kwam in contact met XCESS over PURE en na de demo dacht ik: ”Dat is voor ons een goede aanvulling op AFAS.” Aan het woord is  Sharon Stapelbroek, Project Support Planning Bedrijfsvoering Organisatie bij D&F consulting.

Aanpak: AFAS Profit geïntegreerd met een planningsapplicatie en uren boeken

PURE - Planning Projecturen en -Registratie is geïntegreerd met AFAS Profit. Wat heeft PURE voor jullie opgelost? 

Inzicht in projecten en capaciteitsbezetting 

Voor mij geldt dat onze projecten en de capaciteitsbezetting echt inzichtelijk is! We willen minimaal 6 tot 10 weken vooruit kijken. Welke projecten lopen er, hoeveel uren zijn er geboekt, hoeveel uren zijn er nog beschikbaar en waar moeten nog uren bij. Of waar lopen de collega’s over en waar kan nog wat bij. En dat overzicht heb ik met de prognosefunctionaliteit. PURE is realtime geïntegreerd met Profit. Daardoor is onze capaciteitsplanning altijd up-to-date. 

Uren boeken voor de consultants gaat makkelijk en snel

Uren boeken is een noodzakelijk kwaad en daarom kun je het maar beter zo makkelijk mogelijk maken. Op maandag hebben onze consultants al hun uren geboekt zonder dat ik daar achteraan hoef te zitten.  Omdat ze alleen hun eigen projecten zien, hebben ze direct inzicht in hoeveel uren ze nog hebben. En waar eventueel nog uren bij moeten. En ook het tarief klopt altijd. 

Hoe is het project in zijn werk gegaan?

Dat ging heel vlot en zonder problemen. Met de consultant hebben we samen PURE uitgewerkt. En daarbij ook gelijk aangevuld met onze eigen ideeën. Zo hebben we een behoorlijke procesoptimalisatie doorgevoerd. Alles werkte in één keer goed. En dat gold ook voor de aansluiting met AFAS. 

PURE is gebruiksvriendelijk

PURE wordt steeds doorontwikkeld. Kleine aanpassingen worden makkelijk doorgevoerd. Neem nu de gridweergave. Dat maakt in één oogopslag de hele projectplanning duidelijk en daardoor minder foutgevoelig. Nu met de prognose erbij kun je veel globaler plannen. Je hebt een scherm voor 16 tot 20 weken vooruit zodat je precies weet hoe je projectplanning er over 4 maanden uitziet. 

Gebruiken jullie PURE nog voor andere zaken?

PURE is de basis voor ons projectoverleg

We openen PURE en lopen alle projecten door. Een mooie leidraad om te gebruiken. Ik haal al mijn rapportages uit de prognoses. En omdat het real-time geïntegreerd is, zijn de gegevens in beide systemen altijd gelijk en up-to-date. 

Eigen cockpits en rapportages

Samen met de XCESS-consultant hebben wij eigen cockpits en rapportages gebouwd. Gegevens uit AFAS en PURE worden hierin gecombineerd. Alles komt zo samen: prognoses  versus daadwerkelijk gemaakte uren en omzet, klanttevredenheid en evaluaties. Zo hebben we onze eigen managementtool. Hiermee weten wij precies of we op lijn zitten en waar we actie moeten ondernemen. 

Resultaat: Inzicht, minder overschrijdingen en het gemak van uren boeken en factureren. 

D&F werkt alweer 4 jaar met PURE. Wat heeft PURE jullie opgeleverd? Hoe ziet het resultaat eruit?

“Inzicht in projectplanning en capaciteit en het gemak van uren boeken en factureren” aldus Sharon. “Uren worden gewoon snel en goed geboekt dus we hebben ook geen fouten in de facturatie. Zelf werk ik 28 uur per week en PURE bespaart mij wel 6 tot 8 uur per week. Daardoor heb ik nu tijd voor het optimaliseren van onze bedrijfsprocessen. Dat wat mijn werk leuker maakt.”

Bijhouden van en inzicht in uren is eenvoudig voor de consultants

Onze consultants werken prettig en overzichtelijk met PURE. Ze zien gelijk op welk project ze hun uren moeten boeken en hoeveel uren ze nog over hebben. Door dat inzicht zijn er ook veel minder overschrijdingen in uren. 

Samenwerking 

Hoe is de samenwerking met XCESS bevallen?

XCESS is erg laagdrempelig. Als ik een aanpassing wil dan zegt de consultant:” Als het meerwaarde biedt voor andere PURE gebruikers worden wensen als R&D meegenomen.” Tot nu toe zijn veel van onze suggesties voor aanpassingen en aanvullingen doorgevoerd. Daardoor werken we steeds prettiger met PURE. 

Zou je XCESS aanbevelen?

De consultant kent ons vanaf het begin. Hij kan alle informatie samenvoegen vanuit PURE en AFAS en dit combineren. Met de klant meedenken, dat is echt essentieel. Onze verzoeken voor aanpassingen en aanvullingen in PURE werden goed gehoord. Daarmee is AFAS voor ons de basis en dat hebben we zelf aangevuld met PURE en onze eigen dashboards. Onze eigen managementtool voor meer inzicht en overzicht in onze bedrijfsvoering. 

Dus als je vraagt of ik XCESS zou aanbevelen? Ja dat zou ik zeker doen. De samenwerking is prettig en PURE is een fijne tool!
 

Meer weten over de voordelen van PURE - Planning Projecturen en -Registratie voor AFAS Profit?

Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier. Bellen mag natuurlijk ook via +31-33-433 51 51, Joris Smit of Rob van der Gaag.