AFAS Profit geïntegreerd met XSite, Poolmanager en Geodan zorgt voor gestroomlijnde werkprocessen voor planning, facturering en verloning van personeel bij facilitair dienstverlener Facilicom.
AFAS Profit geïntegreerd met XSite, Poolmanager en Geodan zorgt voor gestroomlijnde werkprocessen voor planning, facturering en verloning van personeel bij facilitair dienstverlener Facilicom.
In 1995 is de oprichting van Traffic Support, een onderdeel van de toenmalige Safety Group een feit. Busreizen, verkeersregelaars, beveiligers, BOA’s, het bedrijf groeit explosief. Al snel is duidelijk dat al deze activiteiten moeten worden ondergebracht in een systeem, een op dat moment zeer vooruitstrevend maatwerksysteem wordt in 2008 geïntroduceerd. Offertes, opdrachten, planningen, urenregistraties, facturen en salarissen worden hierin ondergebracht. Tien jaar later is de software verouderd en is het flexibel realiseren van extra maatwerk in het systeem ook haar ondergang geworden.
Er wordt uitgekeken naar een toekomstbestendige oplossing, het liefst robuust met weinig maatwerk zodat het onderhoud kan worden ondergebracht bij een grote partij en daarmee ontwikkeling en het blijven updaten wordt gerealiseerd. Na een lange weg waarin mede door key users vanuit de business een Proof of Concept is samengesteld, wordt er gekozen voor een combinatie van AFAS, XCESS, Poolmanager en Geodan. Standaard systemen met toch wat maatwerk om de specials van Safety Group te kunnen borgen.
Voor het opstellen van offertes voor de opdrachtgevers van Safety Group zijn een aantal uitbreidingen op de standaard AFAS InSite schermen gemaakt, met behulp het XSite platform van XCESS.
De gewenste detaillering van offerteregels voor de inzet van personele diensten maakte dit noodzakelijk: wisselende functies, diverse soorten ‘diensten’ met afwijkende begin- en eindtijden, vele tarievenstellingen, en rekening houden met minimale en maximale duur van diensten. Het gemak om grote aantallen offerteregels met onderliggende informatie in te voeren, te wijzigen, of te hergebruiken was reden om een op maat gemaakte offertemodule te realiseren met XSite.
Daarnaast moet een offerte naadloos aansluiten op de uiteindelijk te plannen diensten voor de medewerkers van Safety Group. Dus rekening houden dat mensen niet gelijktijdig op twee plekken kunnen worden ingezet of dat er ruimte moet zijn voor ‘overdracht’ tussen de diensten.
Die berekeningen en controles leiden er uiteindelijk toe dat alle offerte-elementen opgeslagen worden in AFAS, en kunnen zo op de (digitale) offerte naar de klant.
De XSite maatwerkschermen zijn geïntegreerd binnen de AFAS Insite schermen en hebben ook de look en feel van het InSite portaal van Safety Group. De gebruiker ervaart het daarom als één applicatie: alles gebeurt met een zelfde soort schermen, kleur en vormgeving.
De offerte onderdelen zijn, na opdracht, het startpunt voor het daadwerkelijk plannen van alle werkzaamheden. Safety Group gebruikt hiervoor het pakket van Poolmanager.
Vanuit de XSite maatwerkschermen is een koppeling gemaakt naar Poolmanager. Alle in de offerte aangeboden werkzaamheden (functies, aantallen, tijden, locaties) worden verzonden naar de planning in Poolmanager. Daar worden de functies op basis van beschikbaarheid voorzien van namen en vindt de detaillering van het plannen plaats. De koppeling werkt niet eenmalig, maar ook bijstelling of aanvulling van de opdracht wordt realtime vanuit de maatwerkschermen van AFAS naar Poolmanager verzonden. Ook de documenten met de werkinstructies voor de medewerkers worden zo gekoppeld. AFAS en Poolmanager zijn op deze wijze volledig gesynchroniseerd.
Safety Group pand
De koppeling tussen Poolmanager en AFAS HRM & Payroll zorgt ervoor dat het contract- en verlofsaldo van de medewerkers worden ingelezen in Poolmanager. De planner kan hierdoor de planning verzorgen waarbij rekening wordt gehouden met de overuren, leegloopuren, verlofuren en reiskosten. De gewerkte uren en toeslagen worden teruggekoppeld aan AFAS HRM & Payroll waardoor de medewerkers kunnen worden uitbetaald en het contractsaldo weer wordt bijgewerkt.
Op basis van de ingelezen offertes middels de koppeling tussen Poolmanager en XCESS wordt er in Poolmanager een planning gemaakt en gecommuniceerd met de medewerkers. De daadwerkelijk gewerkte uren worden in Poolmanager geregistreerd en middels de koppeling teruggestuurd naar AFAS.
In Poolmanager wordt voor de opdrachten een carpool indeling bepaald en de vervoersplanning samengesteld. Medewerkers worden door hun collega’s opgehaald bij hun ideale opstapplaats. De combinatie van begintijd en de opstap locaties worden naar Geodan verstuurd en daar wordt de slimste route bepaald. Dit wordt terug gecommuniceerd en in Poolmanager worden dan de juiste opstaplocaties en routes gekoppeld aan de opdracht die de werknemer in de Poolmanager app kan inzien. Ook wordt in Poolmanager aan de hand van deze informatie de juiste kilometers en reistijd uitgekeerd aan de werknemer. Hiermee kunnen veel reiskosten en tijd van de planners worden bespaard.
De gewerkte uren, verkooptarieven en reiskosten worden middels de koppeling tussen Poolmanager en XSite schermen van XCESS verwerkt bij de juiste kostenplaats en offerte in AFAS zodat deze gefactureerd kunnen worden aan de klant.
Ook locatiegegevens spelen een rol bij de realisatie van de opdracht. Vaak gaat het om meerdere locaties waar medewerkers hun diensten moeten uitvoeren.
De gegevens zijn bovendien nodig voor het plannen van de aanrijdtijden. Om deze locatie gegevens nauwkeurig te bepalen wordt gebruik gemaakt van informatie van Geodan: kaartjes, adressen en coördinaten worden via een directie koppeling met Geodan in de XSite maatwerkschermen getoond. De gebruiker kan zo locaties ‘prikken’ of dichtstbijzijnde adressen terugvinden op de kaart.
Safety Group kent drukke en minder drukke seizoenen. Voor vaste medewerkers betekent dit dat ze soms meer en soms minder werken. Om die uren goed inzichtelijk te houden heeft Safety Group een zogenaamde ‘Urenbank’: het saldo meer of minder gewerkte uren t.o.v. de contracturen. Die berekening, waarbij gewerkte tijden, compensatieregelingen en vergoedingen een rol spelen, is als extra uitbreiding op AFAS gerealiseerd. Met behulp van de XCESS ConneXtor wordt periodiek automatisch op de achtergrond voor iedereen het nieuwe saldo bepaald.
Nu de combinatie van bovenstaande systemen gereed is, worden de gegevens geïmporteerd en de systemen in gebruik genomen. De key users die betrokken zijn geweest bij de migratie werken nu daadwerkelijk met de nieuwe ERP-oplossing en maken hun collega’s wegwijs. Zonder dat er veel last wordt ondervonden, wordt de eerste periode succesvol afgerond, medewerkers worden verloond en opdrachtgevers kunnen worden gefactureerd. De basis staat. Er is bewust gekozen om de migratie zo simpel als mogelijk te houden in verband met een soepele overgang.