Lees onze blogs over AFAS koppelingen

Zo voorkom je als projectmanager uren- en budgetoverschrijdingen

2784

Regelmatig komt het voor dat je project niet loopt zoals je eerder hebt gepland. Als je dit niet tijdig in de gaten hebt, omdat het inzicht ontbreekt, dan resulteert dit naast een verschoven planning vaak in een overschrijding van je uren. Een budgetoverschrijding ligt op de loer. 

Stel: je gebruikt een ERP of CRM applicatie als bedrijfssoftware. Dit systeem biedt echter niet precies de functionaliteit voor je projectenplanning en urenregistratie die je nodig hebt. Dan kun je kiezen voor een aparte projectplanning- en urenregistratiemodule. Maar waaraan moet je urenregistratie- en planningssoftware voldoen, waardoor je geen vervelende uren- en budgetoverschrijdingen hebt?

Alle data in één systeem

Gebruik je naast je ERP een apart softwaresysteem voor planning en urenregistratie? Zorg dan voor één bronsysteem en integreer dit met je planning- en urensoftware. Hiermee beschik je altijd over de juiste gegevens en hoef je niet in allerlei losse applicaties van alles bij elkaar te gaan zoeken: medewerkersgegevens in een HRM applicatie, de opdrachten in je ordersysteem en de projecten op weer een andere plaats. Door het onder te brengen in één bronsysteem verkrijg je meer inzicht, voorkom je veel fouten en bespaar je heel veel tijd, omdat je geen gegevens hoeft over te nemen.

Weten hoe je dit voor elkaar krijgt? Lees hier meer over de systeemkoppelingen die wij dagelijks maken.

 

Budget planning

Real-time inzicht dankzij snelle urenregistratie

Zorg voor real-time inzicht in je uren. Geen (wekelijkse) rapportages achteraf. Als je precies weet hoeveel uren er zijn begroot, gepland, geboekt en hoeveel er zijn gereserveerd voor toekomstige werkzaamheden, dan heb je een nauwkeurig beeld van de actuele situatie. Eventuele dreigende budgetoverschrijdingen kun je zo op tijd bijsturen.

Dreigende budgetoverschrijding snel gesignaleerd

Zorg voor een gebruiksvriendelijk urenregistratiesysteem waarmee je medewerker altijd en overal zijn uren kan invullen. De drempel voor het registreren van je uren maak je hiermee zo klein mogelijk en zo wordt het heel makkelijk om elk uurtje bij te houden. Er gaan geen uren meer verloren aan het invullen. Daarnaast zijn er veel minder “vergeten uurtjes”. Bovendien is het voor de medewerker heel makkelijk om aan het eind van zijn werkzaamheden of werkdag zijn uren in te vullen. Het voorkomt een belangrijk deel van het nalopen en controleren van geboekte uren door de projectmanager of het projectbureau.  

Status van projecten inzichtelijk

Met een goed urenregistratie- en planningssysteem voorkom je grote budgetoverschrijdingen. Je hebt direct inzicht in bestede uren en nog te besteden uren en de opgeleverde werkzaamheden. Gebruik een goed uren- en planningssysteem voor je projectenplanning. Zelf gebruiken wij PURE – Project Urenregistratie en Planning. Dit levert ons real-time inzicht in onze projectplanning en in onze geplande, bestede en gereserveerde uren: welke werkzaamheden zijn opgeleverd, welke uren zijn al ingevuld, welke nog niet, wat is geaccordeerd en wat heb ik nog te besteden. 

Direct overzicht van geplande, bestede en gereserveerde uren

In ons geval is AFAS Profit het bronsysteem, dat wij geïntegreerd hebben met onze Project Urenregistratie en Planning module PURE. Met als resultaat een goed sluitende projectplanning- en urenregistratie waarbij wij op tijd kunnen ingrijpen als wij zien dat ons budget overschreden wordt.  

Wil jij ook meer weten over urenregistratie en projectplanning?

Vraag dan ons e-book “Grip op Projectplanning" aan via onderstaand formulier.

Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier. Bellen mag natuurlijk ook via +31-33-433 51 51, Joris Smit.