Lees onze blogs over AFAS koppelingen

Projectdocumentatie op orde en beheersbaar?

5578

Wat hebben we ook al weer afgesproken. Ik heb het je gemaild, toch? Of heb ik gebeld?

Vol goede moed beginnen we aan projecten. We stellen het contract met de leverancier op voorzien van uitgebreide specificaties. Alles is helder, we weten wat er gemaakt gaat worden.

Waarom ontstaan er dan discussies over afspraken, of staan we in het ergste geval voor de rechter?

De projectuitvoering start. Sessies met detaillering van specificaties volgen, taken worden uitgezet, documenten en mailtjes over en weer tussen alle betrokkenen. Wie houdt overzicht van hetgeen is afgesproken of besloten. En weten we volgend jaar nog welk mailtje we bedoelen met die ene cruciale afspraak.

Tips over het beheersbaar houden van projectdocumentatie

Ordening van uw documenten

Wijzigingen van specificaties zijn niet hetzelfde als besluiten van een stuurgroep, testresultaten zijn geen agenda's voor projectoverleg. Een project levert een veelvoud aan 'documenten' op. Spreek af welke categorieën waar en op welke wijze worden vastgelegd. Bepaal vormafspraken zoals opbouw van de naamgeving en het al dan niet gebruik van versienummers voor sommige documenten.

Doe het gestandaardiseerd en laagdrempelig. Vind niet voor elk project het wiel opnieuw uit en maak voor iedereen duidelijk waar wat te vinden is. Ook (juist) de documenten afkomstig van de externe partij.

Houd het centraal

Géén eigen (project)archief. De gouden regel; er is maar één leidende plek: de centraal afgesproken locatie. Toegankelijk voor iedereen die een projectrol vervult. 'Staat het daar niet, dan bestaat het niet'. Voordeel is bovendien dat het beheer (backup en archivering) centraal geregeld is.

Hulpmiddelen, welke werken goed

'Dan hebben we zeker een uitgebreid document management systeem nodig'? Soms! Het kan helpen. Of eenvoudiger middelen zijn meestal voldoende. Een gedeelde fileserver met een goede begrijpelijke indeling is een prima startpunt. Er bestaan ook projectportals, laagdrempelige webapplicaties waar per project documenten en andersoortige communicatie per categorie verzameld kunnen worden. Met autorisaties en rollen zodat beheer en afscherming geregeld is. Te gebruiken door eigen en externe teamleden. Tijdens het project is dat dé plaats. Na het afsluiten van het project volgt een archiveringsslag.       

Mail, hoe en waar bewaart u dit

Mail kent zijn eigen dynamiek. Wat simpel begint met een enkele mail wordt een hele conversatiestroom met meer of minder personen in de cc. Bovendien wisselt het onderwerp vaak in de reactie op de oorspronkelijke mail.  

Ook hier, registreer centraal. Mail alleen in de eigen persoonlijke 'Outlook'-mailbox vraagt om moeilijkheden. Exchange kent publieke folders waar mail (als cc) kan worden bijgehouden. CRM applicaties hebben vaak een koppeling om vanuit 'Outlook' de mail eenvoudig op te slaan bij de contactpersoon/organisatie. De mail blijft zo bijeen en is voor iedereen na te zoeken. De hierboven genoemde projectportals hebben meestal voorzieningen om (project)mail gecontroleerd bijeen te houden.

Daarnaast het gebruik: blijf bij het onderwerp en start eventueel een nieuwe mail. Lange teksten in een los document als bijlage. En hoe voor de hand liggend ook, bevestig de telefonische afspraken op zijn minst in een korte mail.  

Toepassen! alles valt of staat bij het gebruik

Zoals altijd, alles valt en staat bij het gebruik. Leg nieuwe projectmedewerkers uit, vertel de externe partij (de klant of leverancier) wat de spelregels zijn. Dat betekent vooral: houd het overzichtelijk en eenvoudig. Moeizame handelingen om documenten of mail centraal op te slaan geven altijd een excuus om het niet te doen. Dat geldt voor een fileserver met losse documenten, maar ook voor een geavanceerd DMS. Is de systematiek eenmaal bepaald, houd er aan vast. Spreek elkaar aan op consequent gebruik.    

Voorkomt dit alle discussies? Vast niet, interpretatie van wat is afgesproken blijft immers bestaan. De discussie of er iets is afgesproken en wanneer kan echter met enige simpele ordening worden voorkomen. Niet met méér documenten, maar wel met structuur. Uw projectdocumentatie op orde!

Wilt u ook uw project en -documentatie overzichtelijk en beheersbaar hebben en houden? Neem dan contact op met Ubbo van der Linde, projectmanager via onderstaand formulier. Bellen mag natuurlijk ook via 033 - 433 51 51. Hij helpt u graag.

Lees ook ons blog: Zo voorkom je als projectmanager uren- en budgetafschrijvingen