Merk jij dat je geen goed overzicht en inzicht hebt, de laatste up-to-date gegevens mist, of ben je veel tijd kwijt met het overkloppen van gegevens. Dan wordt het tijd om je systemen te koppelen. Maar hoe pak je dat handig aan? Lees onze blog voor tips.
Hoe koppel je losse software systemen betrouwbaar en efficiënt?
Gebruik een koppelplatform
Voor robuuste en betrouwbare koppelingen kun je het beste een koppelplatform gebruiken. Zo’n platform maakt het koppelen met andere softwaresystemen makkelijker. Het voorkomt dat je voor iedere nieuwe interface opnieuw een koppeling moet ontwikkelen. Je maakt (her)gebruik van de standaard faciliteiten die het koppelplatform heeft. En dat is sneller en goedkoper omdat het minder werk is.
Wat is de kracht van een koppelplatform voor solide IT-koppelingen
Het koppelplatform garandeert correcte uitwisseling van gegevens tussen je systemen. Maar het moet wel aan bepaalde eisen voldoen.
Een robuuste koppeling kent een aantal aspecten: functionele, technische, en beheersmatige facetten. Daarnaast natuurlijk de inhoudelijke gegevens die uitgewisseld worden en de kwaliteit daarvan. In dit blog meer over de technische eisen en het gebruik van een koppelplatform.
De technische eisen van een koppelplatform
1. Koppelplatform: de voordelen
Een koppelplatform heeft een aantal basis faciliteiten voor het maken en beheren van koppelingen
a. Sneller en goedkoper koppelingen inrichten
De generiek aanwezige of eenmaal ontwikkelde functionaliteit kan hergebruikt worden. Dat is sneller en goedkoper omdat je niet voor ieder software systeem een nieuwe koppeling hoeft te ontwikkelen
b. De spil voor data-uitwisseling
Meestal heeft de software één verbinding naar een applicatie. De koppeling naar een of meer andere applicaties loopt dan via het standaard knooppunt, het hart van de software. Ook dit resulteert in snellere en dus goedkopere realisatie: een deel van de koppeling bestaat immers al.
c. De kracht van het hergebruik
Doordat eenmaal ontwikkelde en ingerichte onderdelen al eerder zijn gebruikt, zijn de kinderziekten al ontdekt en verholpen.
d. Beheersfaciliteiten
Een goed koppelplatform heeft verschillende mogelijkheden om je data- uitwisseling te beheren. Wat bedoelen we daarmee?
- Monitoren
- Wat heeft je koppeling gedaan
- Welke gegevens heeft de koppeling uitgewisseld
- Is de koppeling actief (geweest)
- Hoe vaak wissel je bepaalde gegevens uit: real time of volgens een periodiek schema. De frequentie van mutaties verschilt per koppeling, de een heeft baat bij een semi realtime synchronisatie en bij de ander volstaat een nachtelijke uitwisseling. Een koppelplatform faciliteert die verschillende mogelijkheden.
- Configureren van autorisaties: ook de koppeling mag niet zomaar bij alle gegevens.
- Wat te doen met tussenbestanden (opschonen, combineren).
- Hoeveel gegevens worden er uitgewisseld 10 of 10.000.
- Loggingfaciliteiten van het koppelplatform voor het vastleggen van bovenstaande normale bedrijfssituaties en voor afwijkende of fout situaties.
Het koppelplatform is dus een software tussenlaag,
2. Het koppelplatform vormt het hart van de verbindingen naar verschillende applicaties
De software is een tussenlaag die zorgt voor:
- Uitwisseling van gegevens
- Converteren en transformatie: omzetten van formaat en/of structuur. Bekende voorbeelden zijn datumformaten of een voornaam en tussenvoegsel samenvoegen met de achternaam of vice versa
- Het verzorgen van de process- of businesslogica: "Bij deze waarde moet dit gebeuren anders.."
- Filteren van gegevens
- Tijdelijke opslag of queuing mechanisme om bijvoorbeeld snelheidsverschillen in verwerkingstijd op te vangen tussen de verschillende applicaties
- Controleren en rapportage van gegevens
3. Ontkoppeling van IT systemen
Omdat de gekoppelde IT-systemen soms niet (permanent) beschikbaar zijn, moet de data tijdelijk opgeslagen worden. Ook hier herkent het platform de situatie en buffert de gegevens. Het platform wacht op het beschikbaar komen en rondt daarna de verwerking af en meldt het resultaat terug.
4. Generieke functionaliteit speciaal voor IT koppelingen
Een aantal algemene functionaliteiten zie je vaak terug bij koppelingen.
Bijvoorbeeld:
- Encryptie: gevoelige, persoonsgerelateerde gegevens kunnen meestal niet zomaar worden uitgewisseld. Zeker niet als de gegevens van en naar externe systemen gaat. Het koppelplatform voorziet in standaard versleutelmechanismen.
- API: mogelijkheden voor het aanroepen van, of aangeroepen worden door, een externe applicatie op basis van gestandaardiseerde koppelvlakken (z.g. api’s). Zeker bij grotere standaard applicaties zijn deze koppelvlakken vaak gedetailleerd beschreven en speciaal bedoeld voor gebruik vanuit een andere applicatie.
- Faciliteiten voor uitwisseling van bestanden of berichten
Aanvullend op bovenstaande:
- Mailverkeer, meestal aanvullend als onderdeel van de monitoring- en signaleringsfunctionaliteit. (niet voor inhoudelijke informatie uitwisseling)
- sFTP voor het uitwisselen van bestanden via een beveiligde verbinding en met versleutelde bestanden.
5. Schaalbaar: Het begint misschien beperkt maar het volume van de data uitwisseling loopt steeds verder op. Het platform moet zonder ingrijpende wijzigingen deze grotere datastromen kunnen afhandelen. Bijvoorbeeld door de frequentie configureerbaar te maken, of het aantal parallelle verwerkingseenheden te vergroten. Alles moet correct en goed verlopen.
6. Uitbreidbaar: Je begint met een koppeling van 3 systemen en volgend jaar komt er een 4e systeem bij. Dit moet slechts een kwestie van aanvullen zijn.
7. Configureerbaar: Dezelfde koppeling kun je ook met andere parameters inzetten. Denk bijvoorbeeld aan contactpersonen binnen organisaties, die aangevuld worden met de organisaties zelf. Je maakt gebruik van parameters waardoor je niet elke keer opnieuw hoeft te programmeren.
AFAS Profit of andere systemen koppelen?
Onze eigen invulling van een koppelplatform is de ConneXtor: "Het koppelplatform voor foutloos en efficiënt koppelen met o.a. AFAS Profit." Denk hierbij aan koppelingen met Microsoft Dynamics, WorkDay, SAP, Oracle, MS Active Directory en veel meer.
Vanzelfsprekend is ons koppelplatform niet alleen geschikt voor koppelingen met AFAS Profit maar ook voor koppelingen van andere IT systemen. Met onze integratie software helpen wij onze klanten aan betrouwbare en toekomstvaste koppelingen.
Update: Deze blog publiceerden wij voor het eerst in februari 2021. Voor nu (januari 2023) geldt dat wat in dit blog staat, is nog steeds actueel.
Heb je hulp nodig bij het koppelen van je IT systemen?
Neem gerust contact op met Joris via onderstaand formulier. Hij helpt je graag!