Lees onze blogs over AFAS koppelingen

AFAS en Company.info: CRM op orde?

4889

Waarom ook weer Company.info?

In mijn vorige blog schreef ik over de problematiek van het op orde houden klant- en relatiegegevens. Onvolledige adressering, verouderde contactgegevens of zelfs de verkeerde formele opdrachtgever. Dat speelt ook bij XCESS. Als hulpmiddel om onze CRM module van AFAS Profit aan te vullen, gebruiken we sinds kort de gegevens van Company.info via CIConnect, een standaard koppeling die wij daarvoor hebben ontwikkeld. In Company.info is bedrijfsinformatie uit verschillende bronnen bij elkaar gebracht: Kamer van Koophandel, bedrijfsclassificaties, omzetcijfers, contactinformatie over bestuurders, eigendom en moeder-dochter structuren etc. Alles actueel en op één plek te benaderen.

Om te voorkomen dat het bijhouden van gegevens geheel handmatig moet gebeuren, hebben we een koppeling gerealiseerd tussen Company.info en AFAS Profit om de CRM gegevens zo eenvoudig en automatisch mogelijk up-to-date te houden.

Niets gaat vanzelf

De eerste indrukken bij de implementatie van koppeling Company.info met AFAS Profit CRM binnen XCESS.

Om een betrouwbare match te maken tussen een bedrijf in Company.info en in ons AFAS Profit bestand gebruiken we een combinatie van KvK-nummer en adres. Dit zijn standaard velden in beide applicaties. Dan moet er natuurlijk wel een KvK-nummer zijn. Van 70% van onze relaties was het KvK nummer (tot voor kort) niet gevuld. Mijn inschatting is dat dit bij veel organisaties niet anders zal zijn.

Er is daarom een eenmalige actie nodig om de KvK-nummers aan te vullen. Gelukkig is daar een extra tool voor beschikbaar. Op basis van een aantal criteria zoals naam en adres wordt een  KvK nummer 'voorgesteld'. Maar soms blijft menselijke interpretatie nodig. 'De Staatsloterij', is dat 'Stichting Exploitatie Nederlandse Staatsloterij', of een ander bedrijf op hetzelfde Haagse adres?  

Een grof ingesteld filter levert gemiddeld 8 kandidaat KvK-nummers per adres. Gemiddeld, dus ook de nodige met veel meer. Jawel er zitten enkele grote ondernemingen tussen met veel dochter b.v.'s. Het filtert vernauwen helpt maar het blijft verrassend hoeveel 'keus' er te maken valt. Enig idee hoeveel bv's een grote oliemaatschappij op één adres heeft?
Uiteindelijk is dat toch weer de vraag die we eerder stelden: "Met wie doe ik zaken?".

Waar zitten ze?

Is de initiële actie eenmaal achter de rug dan kan de automatische synchronisatie starten. Periodiek wordt daarbij de bedrijfsinformatie uit Company.info vergeleken met ons Profit bestand en daar waar nodig bijgewerkt. Bij het vergelijken zitten nog wel aanvullende controles. Onder meer of naast het KvK-nummer ook het adres overeenkomt. Zo waarborgen we dat we het over dezelfde organisatie hebben. Dat betekent wel dat de adresinformatie correct moet zijn. Wijkt dit af dan volgt een waarschuwing.

In de praktijk blijkt er enige spanning te zitten tussen het dagelijks (spraak)gebruik van adressen en de formele vastlegging bij (bijvoorbeeld) de KvK. Denk daarbij aan afkortingen, huisnummertoevoegingen of aanduidingen in bedrijfsverzamelgebouwen. Een kleine correctie volstaat.

Daarnaast kan het (bezoek)adres bewust anders zijn. We doen zaken met een nevenvestiging, of onze contactpersonen werken elders. In deze gevallen is het geen kwestie van aanvullen of corrigeren maar bewust kiezen voor het gebruik van meerdere soorten adressen voor hoofdvestiging en nevenvestiging/filialen. Gelukkig kan dat in Profit.

CRM nu wel up-to-date?

Bij de eerste synchronisaties leverde de match ongeveer 10% uitval op vanwege (vermeende) afwijkende adresgegevens. Er is daarom wel enige aandacht en uitzoekwerk noodzakelijk om het goed te krijgen. Soms ook wat puzzelen. Informatie uit Company.info helpt daarbij.

Eenmaal aangepast is de kwaliteit van ons CRM-bestand enorm verbeterd en wordt ook netjes up-to-date gehouden.

Hoe loopt het nu verder binnen XCESS?

In een volgende blog het vervolg van onze tocht om ons CRM systeem beter te gebruiken en op orde te houden.

Vragen, of al vast wat meer weten over de koppeling? Ik ben bereikbaar via de email of via 033 - 433 5151.