Lees onze blogs over AFAS koppelingen

AFAS en Company.info: CRM blijft op orde!

5378

Waarom Company.info?

In mijn eerdere blog "Met wie doe ik zaken? CRM op orde?" schreef ik over het op orde krijgen van klant- en relatiegegevens. Het tegengaan van onvolledige adressering, verouderde contactgegevens of zelfs de verkeerde formele opdrachtgevers. Dat speelt ook bij XCESS. Als hulpmiddel om onze CRM module van AFAS Profit aan te vullen en op orde te houden, gebruiken we sinds kort de gegevens van Company.info. In Company.info is bedrijfsinformatie uit verschillende bronnen bij elkaar gebracht: Kamer van Koophandel, bedrijfsclassificaties, omzetcijfers, contactinformatie over bestuurders, eigendom en moeder-dochter structuren etc. Alles actueel en op één plek te benaderen.

Om te voorkomen dat het bijhouden van gegevens geheel handmatig moet gebeuren, hebben we een standaard koppeling, CIConnect, gerealiseerd tussen Company.info en AFAS Profit. Die koppeling houdt de gegevens zo eenvoudig en automatisch mogelijk up-to-date in ons AFAS Profit CRM.

De eerste ervaringen bij XCESS met het schonen van AFAS Profit CRM met Company.info bedrijfsgegevens door het gebruik van CIConnect.

De goede match?

Na de initiële opschoning vindt periodiek controle plaats of de gegevens in Profit nog up-to-date zijn. Zijn er wijzigingen geconstateerd in Company.info dan worden die automatisch bijgewerkt in Profit. Er zijn echter wel extra checks ingebouwd. De naam van het bedrijf lijkt overeen te komen, het KvK-nummer ook, het adres echter niet. Dat kan een aantal oorzaken hebben. Een fout gemaakt bij het initieel opvoeren van het adres: corrigeren. Een verhuizing: een legitieme situatie, het adres moet worden bijgewerkt. Soms ligt de oorzaak dieper. Er is sprake van een hoofdvestiging met nevenvestigingen. Het bekende 8-cijferige KvK-nummer wat o.a. op het briefpapier is terug te vinden hoort eigenlijk alleen bij de hoofdlocatie. Het is minder bekend dat de nevenvestigingen een toevoeging hebben op het KvK-nummer. 

Het KvK-nummer aanvullen in Profit met het juiste 4-cijferige volgnummer van de betreffende locatie lost het probleem voor de volgende keren op. 

Hoe heten ze?

In het dagelijks interne gebruik is het wel duidelijk met wie we zaken doen. De Shell, nou vooruit, Shell Rotterdam. We weten gelijk over welke klant, project, opdracht we praten. Dat dit niet de officiële naam is beseffen we wel. Maar wat is het dan wel? De formele statutaire naam kan. Is eenduidig en officieel vastgelegd. Meestal is dat niet de naam in het dagelijks verkeer. Daarvoor bestaat de handelsnaam. Vaak zijn er meerdere namen voor dezelfde onderneming. Goed kijken hoe ze zichzelf dus noemen en dat ook zelf gebruiken.

De statutaire en handelsnaam zijn gelukkig beiden aanwezig in Profit en worden meegenomen in de synchronisatie.

Wat allemaal? 

CIConnect synchroniseert ruim 30 gegevens. Variërend van de bovengenoemde naam en adresgegevens tot omvang, branchcodes en een eventueel faillissementsstatus.

Het gemak dient hierbij de mens. Ook, of juist, bij eerste opvoer van een nieuwe relatie. Vanuit Profit Insite vindt een controle plaats of de relatie wellicht al niet bekend is in Profit. In een gecombineerd overzicht met mogelijke overeenkomstige namen uit Company.info en AFAS Profit wordt duidelijk of het gaat om een bestaande maar nét iets anders genoemde relatie, óf dat het een echt nieuwe organisatie betreft. In het laatste geval worden in één keer alle gegevens in Profit nieuw opgevoerd.

Vanzelfsprekend pas na de extra aandacht voor de problematiek van de adresgegevens en nevenvestigingen. Toch? Bovendien geen excuus om de relatiegegevens maar half in te vullen.

En wie?

Om het bedrijfsplaatje rond te maken kunnen optioneel ook de gegevens van bestuurders van de onderneming aangevuld of overgenomen worden. Dat scheelt nazoeken, overtypen, en vooral de correcte schrijfwijze hanteren. Zoals met de andere gegevens geldt ook hier: check wie je al hebt. Blind overnemen geeft de zekerheid van een volgend project: het ontdubbelen van contactpersonen. En tot die tijd de ergernis bij collega's over de vraag over juiste schrijfwijze van onze beste klant.

Wat hebben we bereikt?

Ons CRM systeem is en blijft op orde. Initieel kost dat energie. De hoeveelheid hangt sterk af van het 'achterstallig onderhoud'. Eenmaal geschoond blijft het met CIConnect up-to-date en verrijkt met gegevens die we handmatig onmogelijk bij kunnen houden. Hiermee is Profit CRM volledig ten dienst van waar het om gaat: het contact met onze relaties. 

Vragen, of meer weten over de CIConnect koppeling? Ik ben bereikbaar via de email of via 033 - 433 5151.