Een klantcase waarin onze klant BCN Groep vertelt over de praktijk ervaringen en het mooie resultaat van PURE voor de projectplanning. Waarbij PURE veel oplevert zoals tijd, inzicht in en snel inspelen op knelpunten in de projectplanning.
In gesprek met Agna Mooij van BCN Groep: Agna is verantwoordelijk voor projectplanning en -administratie, financiële administratie en HR-ondersteuning. Sinds januari 2021 werkt ze met PURE voor de projectplanning als aanvulling op AFAS Profit. Bij BCN Groep werken meer dan 25 medewerkers op een veelvoud aan projecten.
BCN Groep is een strategische huisvestingspartner. Zij vertaalt huisvestingswensen en -ambities naar realistische kaders, managet het proces van ontwerp en uitvoering tot en met ingebruikname. En draagt zorg voor een transparante en beheersbare exploitatie van de huisvesting. Dit doen wij voor organisaties in het onderwijs, zorg, overheid en bedrijven.
Resultaat:
“PURE heeft ons veel opgeleverd. Wij hebben nu de projectplanning i.c.m. met -administratie, financiële administratie geautomatiseerd en vrijwel altijd actueel en met de juiste gegevens. Dat geeft goed inzicht in de projecten. Voor deze week, deze maand en ook voor over een jaar. Mij levert dat zeker een halve dag tot een dag per week op wat ik aan ander werk kan besteden. Ook de adviseurs en projectmanagers besparen veel werk en daarmee tijd want zij boeken zelf hun uren en maken hun eigen planning. Knelpunten zien wij snel dus daar kunnen we nu goed op inspelen.”
Uitdaging
“Voordat wij met PURE werkten, hadden wij een apart softwareprogramma voor onze projectadministratie. Niets was geautomatiseerd waardoor we alles met de hand deden. Voor de planning gebruikten wij nog Excel. Erg tijdrovend omdat je alles apart bij moest houden. Bovendien misten wij inzicht in de planning en capaciteit. Iedere collega had zijn eigen Excel. Dat betekende dat de collega’s niet van elkaar wisten of ze veel werk of juist nog ruimte hadden. Dus welke collega je eventueel kon helpen.”
“AFAS Software voor onze project- en financiële administratie aangevuld met PURE is voor ons de ideale combinatie voor onze projectplanning.”
“Een consultant van AFAS gaf aan dat PURE de beste oplossing is omdat de projectplanning van PURE realtime geïntegreerd is met en aanvullend op de projectadministratie van AFAS. De realtime integratie tussen AFAS en PURE is voor ons écht de bepalende factor. Als je in AFAS projecten en budgetten aanmaakt, dan zie je dat direct in PURE. Dat geldt andersom ook voor uren boeken. Ook die staan weer realtime in AFAS. Wij hebben de zekerheid dat alle projectgegevens altijd up-to-date en juist zijn. Daarom hebben wij ook niet meer verder gekeken naar andere pakketten.”
“In ons vorige pakket was niets real time. Ik boekte de uren maar pas als de week voorbij was. Dan loop je altijd achter de feiten aan. Nu boekt een collega zelf zijn uren. Die ziet precies hoeveel budgeturen hij heeft voor zijn project en -fase en hoeveel uren hij al heeft gebruikt. Dat geldt ook voor de projectleider. Die ziet van zijn team wat er is gedaan in hoeveel uren. Als de projectleider dan bijvoorbeeld op woensdag kijkt, heeft hij direct actueel inzicht in het project. Voor planning én uren want dat regelen de medewerkers ook zelf. Hij hoeft niet in allerlei systemen zijn gegevens bij elkaar te zoeken. Voor ons is het heel geruststellend om te weten dat de planning waar we naar kijken altijd correct is.”
“De consultant deed de implementatie van PURE online. Dat ging soepel. De standaard inrichting van PURE voldoet prima voor ons planningsproces. Werksoorten en kleuren zijn al goed ingericht zoals bijvoorbeeld gewerkte uren en verlof. We hebben nog wel percentages voor volplannen-tot-contracturen toegevoegd. De uitleg was helder en voor vragen en advies konden we altijd bij de consultant terecht. Ook nu nog, na de implementatie.”
Het is fijn dat je voor deze week, volgende week maar ook voor over 10 weken kunt zien “hoe ziet de planning eruit.” En hoe januari volgend jaar eruit ziet. Voor de langdurige projecten geldt dat er best een piek in het project kan zitten. Dan kun je daarop inspelen met extra ondersteuning. Welke collega heeft te veel werk en wie kan er wat bij gebruiken. Het is goed dat je ook die werkdruk goed kunt zien. Nu zie je alle uren alleen in getallen terug. Nog mooier zou zijn als je een soort van rapportage of grafiek vanuit Pure zou kunnen ophalen om het te visualiseren.”
“Op dit moment hebben wij 25 collega’s die met PURE werken. Dat lijkt overzichtelijk maar het grote aantal projecten maakt het complexer. Een senior projectmanager kan bezig zijn met de bouw van een school en dan 3 tot 4 projecten hebben. Een projectcoördinator kan 10 tot 15 projecten hebben. Als je dit in Excel moet bijhouden, dan verlies je al snel het overzicht.”
“De collega’s hebben nu inzicht in hun eigen planning en die van collega’s en ook in hun budgetten en dat is heel fijn. Uren boeken is makkelijk. Elke dag houden ze dat zelf bij. Of op de laptop of in de PURE-App. Dat is maar net wat ze het prettigst vinden.”
Resultaat
Een geautomatiseerd proces voor projectplanning, uren boeken en facturering
Met de hand uren boeken is verleden tijd. Met PURE in combinatie met AFAS hebben wij onze planning, uren boeken en facturering altijd op orde. Ons proces is ook minder foutgevoelig. Op een Excel schreven ze makkelijk iets met de hand erbij of voegden achteraf nog gegevens toe. Dat kon vragen of onduidelijkheden oproepen. Nu boeken ze hun uren met een vast tarief.”
“Het overtypen van veel gegevens ben ik kwijt. Alle collega’s maken hun eigen projectplanning. Dat geldt voor de projectcoördinator, -leider en -teamleden. Elke projectleider heeft zijn eigen projecten met teamleden en plant voor zichzelf en teamleden en houdt dat ook gedurende het project bij. Ook boekt iedereen zijn eigen uren. “Met PURE zijn wij altijd met onze uren en projectplanning in AFAS Projecten en in PURE.”
Dat is één ding waar ik zeker van ben. Ik ben blij om het overtypen van gegevens kwijt te zijn. De collega’s hebben real-time inzicht in hun projecten. Daar waren wij naar op zoek. En PURE is volledig geïntegreerd met AFAS dus je hebt één plek om je gegevens in te voeren.
Dat geldt ook voor mijn collega’s want die hebben PURE als uren- en planningssysteem. Dit werkt heel goed, sneller en is altijd actueel. Je weet dat als je naar je projectplanning in PURE of naar je projectadministratie in AFAS kijkt, dat dat actueel is en niet iets van vorige week woensdag. Of dat je nog uren mist.
Wat we nog wel merken is dat de collega’s het gebruik van Pure nog meer als dagelijks onderdeel van hun werk moeten gaan zien. Vanuit het verleden zijn ze dit niet zo gewend dus dit is en blijft wel een aandachtspunt.”
“PURE levert mij al snel een halve tot hele dag in de week op die ik aan andere werkzaamheden kan besteden”
“Verlof wordt via AFAS Profit aangevraagd. Dit komt terug in PURE. Een zomervakantieplanning in Excel is gelukkig ook verleden tijd. Je ziet nu in één oogopslag wie er wanneer niet beschikbaar is. Ook zwangerschapsverlof of ziekte komt direct terug in PURE.”
En hoe nu verder? Gaan jullie PURE nog verder ontwikkelen.
“AFAS biedt een rapportage en analysefunctionaliteit en die willen we volgend jaar gaan ontwikkelen. Vanuit de planning in PURE kun je deze gegevens importeren. Daarmee heb je het project, uren boeken, verschillende fases, budgetten, de uren die erop geboekt worden in één overzicht beschikbaar. Zijn er meer of minder uren besteed op dit project. Waar ligt dat aan? Aan bijvoorbeeld de opdrachtgever omdat hij meer vraagt of toch aan ons? Dat geeft goede inzichten om te bespreken.
Daarnaast zou het mooi zijn om ook vanuit Pure al verschillende rapportages op te kunnen roepen zodat het allemaal wat meer visueel wordt i.p.v. alleen de getallen die we nu zien. Niet alleen voor de planning voor ook voor het uren boeken en de projectvoortgang. Dat zou nog wel een wens zijn voor de toekomst.”
“Ook de planning voor volgend jaar is goed zichtbaar. Daar kunnen wij onze bedrijfsvoering op aanpassen. Waar moeten wij nog actief mee aan de slag om nieuwe opdrachten te verwerven.”
“Het meest belangrijke is wel het inzicht in capaciteit, projecten en planning. Voor nu, voor over een maand maar ook voor over een half jaar. Want als je je planning niet vol hebt, kun je ook niet factureren. De collega’s moeten voldoende werk hebben want ze staan wel op de payroll. Ook het feit dat je bijvoorbeeld kunt zien dat de afdeling projectmanagement vol zit maar dat de afdeling beheer en advies nog wel wat werk kan gebruiken, is belangrijk. Dan kun je gericht bezig met nieuwe opdrachten voor die afdeling.”
“Ook bij een nieuw project kan de projectleider snel aan de slag met de projectplanning. Het project wordt aangemaakt in AFAS inclusief de budgetten en de projectleider kan direct starten met uren plannen voor het hele project. En vervolgens de teamleden die bij horen.”
Hoe is de samenwerking met XCESS bevallen?
“Samenwerking ging goed, daar zijn we heel tevreden over. Ik kon altijd mijn vragen stellen. Ook nu nog, na de implementatie. Ik krijg altijd antwoord. Vanaf het begin was het duidelijk dat PURE ons goed zou helpen. We zijn heel blij met de automatisering die er nu is, dat we het handmatige werk kwijt zijn, dat het overzicht dat ontbrak er nu wel is en dat we de stap hebben gezet.”
