Blog: AFAS Profit en internationaal HR-pakket

Blogs

Joris Smit blogt: 'Blog: AFAS Profit en internationaal HR-pakket gekoppeld'

Blog: AFAS Profit en internationaal HR-pakket gekoppeld

augustus 2019 (306) | Joris Smit | AFAS Profit

Koppel je systemen zodat je één bronsysteem hebt voor je medewerker-gegevens.

Regelmatig kom ik bij organisaties over de vloer, meestal internationaal gevestigd, die vanuit het hoofdkantoor meegedeeld hebben gekregen, dat er overgestapt wordt naar een internationaal HR pakket. Dikwijls zijn dit de HR systemen Workday of PeopleSoft.

Internationale HR systemen

Vaak zijn dit organisaties die al jarenlang en nog steeds met volle tevredenheid met AFAS werken, zowel voor de HR processen als voor het payroll proces. In de meeste gevallen moet er dan met tegenzin afscheid worden genomen van de AFAS Profit HRM module. Omdat deze pakketten dikwijls geen lokale Nederlandse payroll functionaliteit kennen, blijft het payroll proces geborgd in de software van AFAS. Juist omdat in Profit alle specifieke Nederlandse regelingen en beloningssystemen perfect zijn in te richten.

Blije HR medewerkers

Twee losse applicaties voor HRM en Payroll

Dit betekent dat bij deze organisatie met 2 verschillende systemen gewerkt gaat worden voor HRM en Payroll. Waar je als HR-medewerker gewend was om met een perfect geïntegreerde oplossing - want volledig in AFAS - te werken, moet je medewerker-gegevens nu in 2 systemen bijhouden. Dus dubbel en daarmee arbeidsintensief werk en bovendien een foutgevoelige werkwijze. Daar zit niemand op te wachten.

Soms betreft het één afdeling die verantwoordelijk is voor beide processen, vaker zijn dit 2 verschillende afdelingen. Hierbij worden medewerker-gegevens niet alleen dubbel ingevoerd en up-to-date gehouden in 2 systemen, maar zijn hierbij ook verschillende afdelingen betrokken, ieder met hun een eigen rol (en soms eigen belangen).

Koppelen AFAS Profit payroll en HR-pakket

Om de voorheen volledig geïntegreerde situatie tussen het HR en Payroll oplossing van AFAS zo goed mogelijk te herstellen en daarmee het doorvoeren van mutaties op 2 plekken te voorkomen, worden wij regelmatig gevraagd om een veilige en betrouwbare koppeling te maken tussen het nieuwe HR pakketten en het lokale payroll systeem AFAS Profit. Hiermee wordt opnieuw één centraal invoerpunt en één bronsysteem gecreëerd. Dus minder administratief werk, minder risico op fouten en altijd actuele gegevens in beide systemen.

Inrichting: open en vrij versus stringent en strikt

De uitdaging bij deze koppelingen zit er met name in dat de vaak hele ‘open’ en (soms te) vrij inrichtbare HR-omgevingen gekoppeld moeten worden met stringente en dwingende inrichting van Payroll pakketten, zoals bijvoorbeeld AFAS Profit. Zo kun je bijvoorbeeld in Profit geen nieuwe medewerker opvoeren als er (nog) geen adres van deze persoon bekend is. Iets wat in genoemde HR-applicaties niet noodzakelijk is en daar dus niet afgedwongen wordt. Met een aantal slimme oplossingen in onze koppelingen zorgen wij ervoor dat het proces toch doorgezet kan worden met een in eerste instantie beperkte gegevens-set. Zodra de aanvullende gegevens zoals bijvoorbeeld woonadres bekend zijn, worden de bestaande gegevens verrijkt.

Uitdaging bij koppeling

Ook de aangeleverde data uit het HR-pakket is meestal niet één op één over te nemen in het Payroll systeem. Zo ontvang je bijvoorbeeld uit het ene systeem een straat en huisnummer in één veld, terwijl het andere pakket dit uitgesplitst wil ontvangen. Wat te denken van de vele verschillende naamconventies dat een pakket als AFAS Profit ondersteunt, meisjes naam – getrouwde naam of andersom , of één van de twee. Terwijl er uit het HR-pakket bijvoorbeeld uitsluitend een veld ‘achternaam’ of  ‘legal name’ wordt aangeleverd. Allemaal uitdagingen die vaak in de koppeling tussen beide systemen afgevangen of opgelost moeten worden omdat het aan de voorkant niet direct afgedwongen kan worden.

Koppelingen van internationale HR-pakketten en AFAS Profit met HRconnect

In de afgelopen jaren hebben wij voor bovengenoemde en andere  koppelingsuitdagingen verschillende oplossingen ontwikkeld  binnen onze standaard integratie tooling XCESS ConneXtor. In de configureerbare ConneXtor plug-in HRconnect is veel van onze expertise en praktijkervaring toegepast. Hierdoor kunnen wij met HRconnect vrijwel ieder HR-systeem met AFAS koppelen en integreren.  Workday en PeopleSoft zijn ondertussen goede bekenden van ons. Hiermee zorgen wij opnieuw voor een betrouwbare en toekomst-vaste geïntegreerde HR / Payroll oplossing!

Wil je de valkuilen voorkomen waar anderen je voorgingen en wil je meer weten over HRconnect? 

Stuur dan een bericht via ons contactformulier via onderstaande button. Bellen mag natuurlijk ook via +31-33-433 51 51.