Blogs

Joris Smit blogt: 'Jouw medewerkers altijd up-to-date in Active Directory '

Jouw medewerkers altijd up-to-date in Active Directory

november 2017 (386) | Joris Smit | AFAS Profit

Gebruik jij AFAS Profit HRM en ben jij dagelijks veel tijd kwijt aan het bijwerken van medewerker mutaties in Active Directory? Tijd voor actie!

Verdrink jij dagelijks in een bijna niet aflatende stroom mutaties van medewerkergegevens voor Active Directory? Aanpassingen die via afzonderlijke mailtjes, excel overzichten en gele post-it memootjes vanuit HRM je bureau bereiken?

Nieuwe medewerkers die de volgende dag al starten en dus snel in AD aangemaakt moeten worden, omdat ze anders niet in het netwerk en bij de applicaties kunnen.

Of personeelswijzigingen, zoals een medewerker die naar een andere afdeling gaat en daar andere software gaat gebruiken. Een bijna onoverzichtelijke stroom van informatie, en soms zelfs niet compleet. Een verwerkingsachterstand is snel ontstaan.

Wat is de oorzaak?

In mijn werk spreek ik regelmatig IT-managers en netwerkbeheerders. Dan hoor ik dat het aanmaken van medewerkers of mutaties in Active Directory behoorlijk veel tijd kost. Werk dat ‘even’ tussendoor moet. Daar komt bij het risico op fouten door het handmatig overnemen van gegevens. Gegevens die niet altijd volledig zijn. En dat leidt al snel tot een achterstand in de verwerking hiervan. 

Medewerkers en mutaties handmatig bijwerken in Active Directory met daarbij risico op overtik fouten kost behoorlijk veel tijd

Dat betekent onder andere dat een nieuwe medewerker die startklaar achter zijn laptop zit, nog geen toegang heeft tot het netwerk en de verschillende bedrijfsapplicaties. Niet echt een fijne introductie!

Of de nachtmerrie van iedere security officer: De uitdiensttreding is nog niet verwerkt en je ex-medewerker heeft nog steeds toegang tot het bedrijfsnetwerk en daarmee gevoelige bedrijfsgegevens nadat ze uit dienst zijn!

Netwerktoegang en gebruik applicaties automatisch geregeld

Daarom is het van groot belang om dit te automatiseren. Om te kiezen voor een oplossing waarbij

  • Een nieuwe medeweker automatisch wordt toegevoegd aan Active Directory
  • Een medewerker automatisch als gebruiker in het ERP systeem wordt aangemaakt
  • Mutaties zoals nieuw telefoonnummer of wijziging afdeling ook direct in Active Directory worden doorgevoerd
  • Een medewerker die uit dienst gaat, ook direct wordt geblokkeerd in Active Directory, zodat hij geen ongeoorloofde toegang heeft tot de bedrijfsapplicaties en het netwerk na zijn dienstverband.

AFAS Profit HRM en Active Directory gekoppeld

Een automatische koppeling die al bij veel organisaties wordt gebruikt, is ADconnect. Deze koppeling ondersteunt drie processen:

1. Indiensttreding
2. Wijziging tijdens dienstverband
3. Uitdiensttreding

In diensttreding

Zodra HR een nieuwe medewerker in AFAS Profit HR heeft toegevoegd, wordt een set aan zelf te definiëren medewerker-gegevens doorgestuurd naar Active Directory. Denk aan naam, telefoonnummer, afdeling en manager, pasfoto of ‘security group’. Vanuit Active Directory kan AD-connect een e-mailadres bij de medewerker in Profit aanmaken. Of de medewerker als Profit-gebruiker aanmaken. Hiermee is ook direct Single Sign On (SSO) geregeld.

Een set zelf te definiëren gegevens vanuit Profit HRM naar AD

Wijziging tijdens dienstverband

Als een medewerker wisselt van afdeling of bijvoorbeeld een nieuw telefoonnummer krijgt, wordt dit direct met Active Directory synchroon gehouden. Dit betekent dat je mutaties maaar op één plaats hoeft bij te houden. Je medewerker-gegevens altijd up-to-date zijn én dat je geen risico’s meer hebt op overtypfouten.

Active Directory altijd actueel

Einde dienstverband

Bij einde dienstverband, verwerkt ADconnect dit ook in Active Directory. Zodat de toegang van de medewerker tot de netwerk- en applicatie-omgeving automatisch op de juiste datum  is geblokkeerd. Hiermee heb je meer veiligheid en voorkom je dat ex-medewerkers nog jarenlang zonder dat je dit in de gaten hebt, ongeoorloofd toegang hebben tot de bedrijfsgegevens.

Ex-medewerkers automatisch geen toegang tot bedrijfsgegevens

Werk jij met AFAS Profit HRM en wil je medewerkergegevens automatisch bijwerken in Active Directory?

 

Direct telefonisch contact?
Neem contact op met Joris Smit, accountmanager AFAS oplossingen, 
hij helpt je graag.

Foto Joris Smit

Meer lezen over Plug-ins en koppelingen met AFAS Profit.

Lees ook...