Blogs

Ubbo Van der Linde blogt: 'Efficiënt projectmatig werken'

Efficiënt projectmatig werken

juli 2017 (347) | Ubbo Van der Linde | AFAS Profit

Succesvol project management is afhankelijk van projectaansturing, -planning en tools. En van inzicht in je mensen, rollen en budgetten.

In het kort: “Hoe zorg je ervoor dat je geen deadlines mist omdat je essentiële collega’s niet beschikbaar zijn. Óf dat je collega’s niets doen of zich uit de naad moeten werken omdat jij ze niet goed hebt ingepland. Of erger nog, dat je een budgetoverschrijding hebt door te weinig inzicht?” 

Hoe voorkom je een slechte werkverdeling en budgetoverschrijding?

Inzicht in beschikbaarheid medewerkers

Zorg ervoor dat je inzicht hebt in de beschikbaarheid van je mensen. Dan weet je precies wie er wanneer beschikbaar is. Reservetijd hoeft niet ingebouwd te worden en dit is weer goed voor je facturabele uren. Goed overzicht betekent ook dat je collega’s zich niet in het zweet hoeven te werken omdat jij ze niet goed ingepland hebt. 

Zorg voor duidelijkheid van de werkzaamheden

Efficiënt projectmanagement is ook dat je medewerkers alleen de zaken doen waarvoor ze ingeroosterd zijn. Duidelijkheid biedt houvast. Ze hoeven niet zelf te gaan bedenken wat ze moeten doen. En jij loopt niet tegen onverwachtse tekorten in uren aan.

Planning in potlood

Doordat je goed inzicht hebt in je planning kun je ook uren in de verre toekomst reserveren. Je weet  het aantal uren en de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden maar wat je nog niet weet is het exacte tijdstip. Dit kun je dus vast in potlood-uren reserveren en rekening mee houden in je planning en budget.

Team samenstellen met budgetten en rollen

Zorg ervoor dat je de goede disciplines op het juiste moment bij elkaar hebt. Hier heb je inzicht voor nodig. Je moet het projectplan vertalen naar een planning. En noodzakelijk hiervoor zijn budgetten en rollen (wie heeft er welke functie en dus kennis). 

PURE Project Urenregistratie en planning 

Voor onze projectplanning gebruiken wij PURE voor AFAS Profit. Dit projecturenregistratie en planningssysteem is in vanuit onze eigen praktijk ontwikkeld. Hiermee hebben wij goed inzicht en overzicht in onze beschikbare resources.

De budgetten zijn bekend. Vervolgens wordt de planning opgezet aan de hand van de uren die nodig zijn voor de verschillende rollen. Daarna koppel je er de namen aan.

Bijvoorbeeld:

  • 3 developers (50 uren)
  • 1 tester (10 uren)
  • 1 documentalist (5 uren)

Wie gaat er wanneer bovenstaand uitvoeren en wat doet dit met mijn budget. Je kunt precies de stand van het budget volgen en de uren die beschikbaar of te kort zijn.

Een succesvolle projectplanning zorg voor rust en zekerheid

Werk jij met AFAS Profit en wil jij Overzicht, Inzicht en Controle op je projecten niet verliezen?

Neem dan vrijblijvend contact op met Joris Smit via 033 – 433 51 51 of via mail. Download ook zeker ons gratis whitepaper van PURE.

Lees ook...