Blogs

Ubbo Van der Linde blogt: 'Succesvolle projectplanning en urenverantwoording'

Succesvolle projectplanning en urenverantwoording

juli 2017 (151) | Ubbo Van der Linde | AFAS Profit

Gebruik jij net als ik de juiste projectplanningstools? Tips van Ubbo van der Linde, projectmanager bij XCESS

Ben jij als projectmanager wel eens onaangenaam verrast door een tekort aan personeel, kennis of uren en loop je daardoor achter de feiten aan?

Een goed projectplanningssysteem waarbij je in 1 oogopslag ziet wie er wanneer en met welke kennis beschikbaar is, is absoluut noodzakelijk. Hiermee weet je zeker dat je op tijd en on budget je projectmijlpalen afrondt. Met als resultaat een sluitende projectplanning en een tevreden opdrachtgever?

Gebruik jij de juiste project planning software of kan dat beter?

Wat is belangrijk bij het inplannen van een project en de projectmedewerkers? Hoe zorg je ervoor dat je inzichtelijk hebt waar de knelpunten op personeelsplanning liggen? Aan welke handige tips moet een projecturen planningssysteem voldoen? Ik, Ubbo van der Linde, projectmanager bij XCESS deel graag mijn kennis en ervaring hieromtrent. 

Projectplanning voor inzicht en overzicht voor de projectmanager

Waar moet je als projectmanager rekening meehouden?

Beschikbaarheid - Is de medewerker met de juiste vaardigheden en kennis beschikbaar op het moment dat ik hem nodig heb?

Resourceknelpunten - Oeps, een medewerker is eigenlijk op 2 plekken tegelijk nodig, hoe plan ik dat zo handig mogelijk in?

Bezetting - Heeft iedereen wel voldoende werk of moet ik nog uren inplannen? Wat doen mijn medewerkers eigenlijk en op welk project en voor welke opdrachtgever zijn ze bezig?

Budget - Hoeveel uren kan ik inplannen voor die werkzaamheden, per medewerker, per team en per project?

Uren gerealiseerd - Hoeveel uren zijn er al verbruikt? Als ik dat weet, weet ik automatisch ook hoeveel uren ik nog kan inplannen.

Projectplanning voor inzicht en overzicht aan de opdrachtgever

Wat is belangrijk voor de opdrachtgever?

Projectstatus - De projectmanager moet gemakkelijk de projectstatus bij kunnen houden zodat de opdrachtgever ziet wat de status is van het project en welke werkzaamheden al afgerond zijn.

Rapportage - Er moeten eenvoudig rapporten gegenereerd kunnen worden zodat je snel verantwoording kunt afleggen over de status van het project aan de opdrachtgever.

Urenstaten - In het systeem moet je ook de projecturenregistratie vlot kunnen afhandelen. Hiermee kunnen medewerkers en projectmanagers de rapportage met de urenverantwoording makkelijk genereren ter verantwoording aan de opdrachtgever. Zodat ze deze het liefst dezelfde dag nog online of via een geprinte versie kunnen laten ondertekenen door de opdrachtgever.

Reserveringen voor de nabije toekomst

Zorg voor een gezonde bedrijfsvoering door inzicht in uren en pijplijn

Uren reserveren - Voor het overzicht van de planning en de beschikbaarheid van je medewerkers op doorlopende projecten is het verstandig om uren vooruit te reserveren: elke week 1 dag waarbij de dag nog niet vaststaat maar de week wel. Maandelijks 32 uur reserveren voor een klant waarbij je alleen de uren reserveert. Door het beschikbare budget alvast te verdelen over bijvoorbeeld het hele jaar voorkom je een tekort aan het eind.

Onderhanden werk - Hoe gevuld is je opdrachtportefeuille nog? Hoe is de beschikbaarheid van je personeel in verband met te verwachten opdrachten? Het beantwoorden van deze vragen helpt je ook meer inzicht te verschaffen.

Met de juiste project planning software betere project planningen en een tevreden opdrachtgever

Door een goed inzicht en overzicht te creëren in je projectplanning kun je ruim op tijd bijsturen en personeel beschikbaar maken waar nodig. Zodat jij, net als ik, de beste projectplanningstools hebt om je projectgoals te halen. En dat zorgt uiteindelijk voor een tevreden opdrachtgever. 

Meer weten over succesvolle projecturenplanning?

Heb je nog vragen over mijn blog, neem gerust contact op of download de Whitepaper over PURE.

Lees ook...