Blogs

Ubbo Van der Linde blogt: '3 Tips om Beter te Plannen'

3 Tips om Beter te Plannen

april 2017 (962) | Ubbo Van der Linde | AFAS Profit

Zijn alle projectactiviteiten opgenomen in mijn planning? Hoe zit het met de beschikbaarheid? Lees mijn blog.

Heb ik, naast de reguliere activiteiten, ook de complexe activiteiten concreet opgenomen in de planning? Zijn mijn projectmedewerkers over 2 weken beschikbaar voor de volgende fase van het project? Zomaar een paar vragen die kunnen opkomen tijdens de uitvoering van projecten. Het is voor elke projectmedewerker prettig als de antwoorden op deze vragen niet achteraf, maar vooraf gegeven kunnen worden dankzij een goede projectplanning. Maar hoe kom je tot een goede projectplanning?

De experts van XCESS geven je 3 tips om als projectmanager beter te plannen.

Tip 1: Zorg voor inzicht in de beschikbaarheid van projectmedewerkers

Omdat je als projectmanager de dagelijkse leiding hebt over een project, is het belangrijk om te weten welke projectmedewerkers inzetbaar zijn voor een bepaalde projectfase. Het behalen van een gewenst resultaat binnen een vastgestelde periode is vanzelfsprekend het doel.

Daarom is het dus van essentieel belang dat je er tijdens de verschillende projectfases voor zorgt dat medewerkers optimaal ingezet worden en dat er ruimte is voor mogelijke mutaties.

Tip 2: Neem complexe of risicovolle activiteiten zo vroeg mogelijk op in de planning

Het is altijd mogelijk dat er in een project complexe of risicovolle activiteiten worden geconcludeerd. Wanneer je deze activiteiten in die hoedanigheid niet opneemt in de planning, dan loop je er later mogelijk tegen aan. Denk bijvoorbeeld aan een vertraging van het project of extra benodigdheden van uren voor projectmedewerkers waarmee het budget uitgebreid moet worden. Iets wat voor de klant of leverancier financieel vroegtijdig gevolgen heeft.

Ruimte om bij te sturen of te herstellen

Het opnemen van complexe of risicovolle activiteiten in de planning kan tijdens een project alleen maar positief uitpakken. De opdrachtgever weet immers precies waar hij aan toe is en bovendien ervaart de leverancier ruimte om complexe activiteiten op de juiste manier te behandelen. Met het opnemen van deze activiteiten kan er op tijd bijsturing of herstel toegepast worden wanneer dat nodig is.

Tip 3: Maak altijd duidelijke afspraken over de urenverantwoording

Medewerkers die het als noodzakelijk kwaad zien om de uren te registreren en te verantwoorden; het klinkt je als projectmanager waarschijnlijk bekend in de oren. Het kan aan de tool liggen waar de uren mee geregistreerd moeten worden, maar het kan natuurlijk ook liggen aan de afspraken die gemaakt worden op dit gebied.

Moeten de projectmedewerkers pas aan het einde van de week hun uren insturen, of per dag? Worden deze uren dan geaccordeerd direct na het insturen, of juist op een ander moment? Wanneer er geen duidelijke afspraken bestaan over de urenverantwoording, krijg je binnen het project mogelijk misverstanden en ontbreekt duidelijk inzicht en overzicht.

Zonder goede planning geen succesvol project 

In de praktijk hebben we geleerd en gezien hoe je bepaalde scenario’s voor kunt zijn en mogelijk uit kunt sluiten. Voor een succesvol project is goede planning noodzakelijk. Een goede planning geeft je als projectmanager namelijk houvast en informatie waar meerdere partijen die met het project te maken hebben, aan kunnen vasthouden.

Meer tips? Download ons e-book '10 tips voor een optimale projectplanning'

We zien het bij XCESS als een taak om projecten steeds beter en verder te optimaliseren. Om dit te realiseren is een planning die hierop aansluit noodzakelijk.

Wil je graag meer tips over plannen en urenregistratie voor de projectmanager lezen? Download dan gratis het e-book: ‘10 tips voor een optimale projectplanning.’ In dit e-book staan de meest praktische tips om als projectmanager handvatten te gebruiken voor het goed verlopen van je projectplanning.

 

download je gratis e-book '10 tips voor een optimale projectplanning' hier

 

Lees ook...